TOP 3 největší žrouti času v papírových účtárnách

V rámci naší služby „Digitální transformace“, často slyšíme od klientů jednu a tu samou otázku: „Jaké procesy v účtárně nejvíce plýtvají časem a penězi?“ I když je každá firma svým způsobem originální a nejde je všechny házet do jednoho pytle, existují univerzální „černé díry“ času a energie. Dovolte nám, abychom vám představili TOP 3 z nich, které byste měli ve své firmě sledovat a optimalizovat.

1. Tisk faktur a ruční účtování z jiných systémů, zakládání a skladování

V éře digitálního podnikání se zdá, že tisk faktur a jejich ruční účtování jsou pozůstatkem minulosti. Přesto se najdou účtárny, které stále tráví nemalý čas těmito zastaralými postupy.

Tisk, manuální zakládání do složek a následné skladování nejenže brzdí účetní procesy, ale i zvyšují spotřebu papíru a tiskových potřeb. Cloudové úložiště přichází jako elegantní řešení, umožňující rychlé vyhledávání digitálních faktur a jejich sdílení. Digitalizace faktur navíc otevírá dveře k integraci s dalšími systémy – například pro nastavení efektivního workflow.

2. Tisk a ruční účtování bankovních pohybů

Ve světě, kde elektronické bankovnictví dominuje, je tisk bankovních výpisů a jejich ruční zpracování nejen zastaralé, ale také velkým plýtváním drahocenného času. Představte si proces: každý výpis musíte procházet kus po kusu, zadávat údaje do systému a doufat, že vám neunikne žádná chyba – úkol, který je po celém dni plném tisku faktur obzvlášť náročný.

Naštěstí jsme v éře, kde je většina účetního softwaru vybavena funkcí pro import bankovních dat. Tyto soubory – často s příponami jako .ABO, .GPC, .KPC – si můžete snadno stáhnout přímo z vašeho bankovního portálu. A pokud se vám zdají tyto technologie jako cizí jazyk, nebojte se obrátit na poskytovatele vašeho účetního software. Jsou tu, aby vám pomohli a poskytli veškeré potřebné informace pro nastavení importu.

Klíčovým prvkem importu je také automatické párování transakcí pomocí variabilních symbolů a částek. A pokud vám klienti posílají platby s přesnými variabilními symboly a částkami, je to jako mávnutí kouzelného proutku – množství práce se významně sníží.

3. Zastaralé účetní systémy bez podpory pro importy a automatizaci

Zůstat v krok s moderními technologiemi může být výzvou, zvláště pokud se spoléháte na účetní systémy, které nezvládají import dat ani automatizaci. Nenosíme růžové brýle a svým klientům se vždy snažíme nabídnout veškeré automatizace, co jejich systémy nabízí. Pokud ovšem zastaralý systém nenabízí prakticky žádné možnosti, jak procesy automatizovat, tak nevěšte hlavu, máme řešení i pro Vás! Robotic Process Automation (RPA).