TOP 3 největší žrouti času v papírových účtárnách
V rámci naší služby „Digitální transformace“, často slyšíme od klientů jednu a tu samou otázku: „Jaké procesy v účtárně nejvíce plýtvají časem a penězi?“ I když je každá firma svým způsobem originální a nejde je všechny házet do jednoho pytle, existují univerzální „černé díry“ času a energie. Dovolte nám, abychom vám představili TOP 3 z nich, které byste měli ve své firmě sledovat a optimalizovat.
1. Tisk faktur a ruční účtování z jiných systémů, zakládání a skladování
V éře digitálního podnikání se zdá, že tisk faktur a jejich ruční účtování jsou pozůstatkem minulosti. Přesto se najdou účtárny, které stále tráví nemalý čas těmito zastaralými postupy.
Tisk, manuální zakládání do složek a následné skladování nejenže brzdí účetní procesy, ale i zvyšují spotřebu papíru a tiskových potřeb. Cloudové úložiště přichází jako elegantní řešení, umožňující rychlé vyhledávání digitálních faktur a jejich sdílení. Digitalizace faktur navíc otevírá dveře k integraci s dalšími systémy – například pro nastavení efektivního workflow.
2. Tisk a ruční účtování bankovních pohybů
Ve světě, kde elektronické bankovnictví dominuje, je tisk bankovních výpisů a jejich ruční zpracování nejen zastaralé, ale také velkým plýtváním drahocenného času. Představte si proces: každý výpis musíte procházet kus po kusu, zadávat údaje do systému a doufat, že vám neunikne žádná chyba – úkol, který je po celém dni plném tisku faktur obzvlášť náročný.
Naštěstí jsme v éře, kde je většina účetního softwaru vybavena funkcí pro import bankovních dat. Tyto soubory – často s příponami jako .ABO, .GPC, .KPC – si můžete snadno stáhnout přímo z vašeho bankovního portálu. A pokud se vám zdají tyto technologie jako cizí jazyk, nebojte se obrátit na poskytovatele vašeho účetního software. Jsou tu, aby vám pomohli a poskytli veškeré potřebné informace pro nastavení importu.
Klíčovým prvkem importu je také automatické párování transakcí pomocí variabilních symbolů a částek. A pokud vám klienti posílají platby s přesnými variabilními symboly a částkami, je to jako mávnutí kouzelného proutku – množství práce se významně sníží.
3. Zastaralé účetní systémy bez podpory pro importy a automatizaci
Zůstat v krok s moderními technologiemi může být výzvou, zvláště pokud se spoléháte na účetní systémy, které nezvládají import dat ani automatizaci. Nenosíme růžové brýle a svým klientům se vždy snažíme nabídnout veškeré automatizace, co jejich systémy nabízí. Pokud ovšem zastaralý systém nenabízí prakticky žádné možnosti, jak procesy automatizovat, tak nevěšte hlavu, máme řešení i pro Vás! Robotic Process Automation (RPA).
RPA, neboli robotická automatizace procesů, se stává synonymem pro efektivitu. Tato technologie umožňuje využívat softwarové roboty, které jsou snadno naučitelné a přizpůsobitelné vašim potřebám. Pokud váš stávající účetní software nepodporuje import dat a vy se potýkáte s nutností manuálně přenášet informace, RPA přichází na scénu jako vaše záchranná vesta.
Princip je jednoduchý: pokud dokážete exportovat data do Excelu nebo jiného standardního formátu, můžete ‚naučit‘ softwarového robota, aby za vás data zpracovával. Jakmile robot pochopí vaše příkazy, pracuje neúnavně 24/7 – bez přestávek na oběd nebo potřeby brouzdat po sociálních sítích. A co je nejlepší? Roboti nechybují. Naučíte je jednou a poté si můžete být jisti, že každý úkol bude proveden přesně podle vašich specifikací, bez rizika lidského omylu.
Pro lepší představu zde uvedeme ještě 5 procesů, které šetří nejvíce času u nás ve firmě:
- Příprava účetních závěrek pro účetní tým: Stažení veškerých podkladů z účetnictví a sumarizace do Excelu, základní kontroly výstupů (například kontrola konečných zůstatků).
- Stažení účetních přehledů z účetního software a zaslání na klienta: Neuhrazené závazky, pohledávky a přehled nejasných plateb, které jsou potřeba s klientem dořešit.
- Fakturace: Příprava podkladů k fakturaci u jednotlivých klientů – stažení podkladů, výpočty částek a návrh na výslednou výši částky pro fakturantku.
- DPH: Generování podkladů, kontrola DPH na úrovni účetního software i EPO, zaslání DPH přes datovou schránku.
- Stažení bankovních výpisů a import do účetního software: Krásný příklad toho, kdy Vám nestačí funkce stávajícího systému a musíte je nahradit robotem. Robot zde stáhne PDF i datové výpisy, vše uloží do cloudového úložiště a následně zaúčtuje do účetnictví.