Marcela Lonková: „Budoucnost účetnictví je v aplikacích“
Rozhovor pro e-Bulletin KDP ČR 3/2024
Účetnictví je značně konzervativní obor a největší výzvou se v něm stává potřebná změna myšlení. Nové technologie totiž dovedou vše výrazně posouvat, odbourávat rutinní práci a poskytovat mnohem pružněji informace s vysokou vypovídací hodnotou pro manažerské rozhodování.
„Pro mnohé je to velmi citlivé, protože je náročné si přiznat, že doteď to dělali neefektivně, manuálně a velice pracně. Přitom už dávno mohli účetní řešit změnu a nastavení automatických procesů,“ říká Marcela Lonková, zakladatelka This One, která se stala Účetní firmou roku 2023.
Ani dnes už podle ní nestačí dobrý účetní systém. Budoucností jsou aplikace usnadňující nejrůznější činnosti a agendy jak na straně účetních, tak jejich klientů.
Získali jste titul Účetní firma roku v soutěži SLUTO DAŇOVÁ & ÚČETNÍ firma roku 2023. Bylo to pro vás překvapení, nebo jste si mysleli na podobný úspěch?
Popravdě musím říct, že jsme ze začátku ani netušili, že jsme byli nominovaní. Tento rok mohla do soutěže nominovat účastníky pouze porota, tak to pro nás bylo trochu překvapení. Když jsme pak viděli všech 12 nominovaných firem v této kategorii, doteď nemůžu uvěřit tomu, že jsme titul získali my. Cenu vnímám jako poděkování za tvrdou práci celému našemu týmu, který se neustále přizpůsobuje rychlému vývoji technologií a pomáhá mi být o krok napřed. Ocenění bereme jako závazek do budoucna, abychom i nadále posouvali účetní profesi, ukazovali inovace a poskytovali ještě kvalitnější služby.
Co vás přivedlo zrovna k účetnictví a k nápadu založit vlastní firmu zaměřenou na tento obor?
Po vysoké škole jsem nastoupila do interní účtárny jedné stavební firmy, kde jsem strávila asi rok a moje jediná pracovní náplň byla otevírání obálek s fakturami, přepisování do účetního systému, zapisování do excelu, běhání po celé firmě, aby se faktura schválila. A trvalo mi rok, než jsem si uvědomila, že kvůli tomuhle jsem vysokou školu nestudovala. Cítila jsem, že jsem neměla možnost se dál rozvíjet a něco změnit. Proto jsem nastoupila do malé účetní kanceláře v Praze, kde jsem poznala jiný pohled na účetnictví a seznámila jsem se s oblastí daňového poradenství a různými typy klientů. Chyběl mi ale komplexní pohled, proto jsem nastoupila do větší účetní kanceláře, kde jsem poznala, jak může efektivně fungovat proces na zakázkách, plánování práce mně i mým juniorním kolegům. Tam jsem cítila důraz na to, aby se nedělaly věci zbytečně, ale efektivně. Ale po těch šesti letech sbírání zkušeností jsem byla unavená účetní profesí a faktem, že z pozice zaměstnance nemůžu nic změnit. A tak jsem založila vlastní firmu This One.
Které hlavní milníky a rozhodnutí stály na cestě vaší firmy ke zmíněnému ocenění?
Existujeme už více než devět let, čas hrozně letí. Od založení firmy jsem věděla, že to chci dělat jinak, bez papírů, ideálně bez přesčasů, aby naše práce byla klienty vnímána jako prospěšná pro jejich podnikání. Proto jsem sama začala podnikat. Největší milník byl přepnout se v hlavě a začít věřit technologiím, když jsme v roce 2018, zřejmě jako jedni z mála, nasadili vytěžování dokladů pomocí umělé inteligence od společnosti Rossum. Od začátku firmy jsme s klienty nastavovali bezpapírový proces, abychom neběhali v krysím kolečku všech manuálních prací a přepisování faktur. A pak už to šlo samo. Když se do toho jednou pustíte, začne se to nabalovat. Za tu dobu jsme si vybudovali skvělý tým, který chodí s podněty sám. Ráda svým lidem připomínám, aby byli „líní účetní“ a hledali manuální procesy, které můžeme zautomatizovat, zlepšit, posunout tak, aby se mohli věnovat svojí práci a přinášet přidanou hodnotu pro klienty. Na super kolegy jsem měla za celou dobu podnikání obrovské štěstí. Bez nich by naše firma nikdy nebyla tam, kde jsme dnes.
Na svém webu promujete vedení účetnictví založené na inovativních technologiích. Účetní software je dnes asi běžným standardem, co tedy znamenají ony inovativní technologie v podání vaší firmy?
Moderní účetní systém je základ, od toho se všechno odvíjí. Potřebujete být schopni na účetní software napojit celou řadu dalších aplikací, které pomáhají nám, a především našim klientům. Díky tomu mají klienti ke svým účetním datům přístup 24 hodin, sedm dní v týdnu. Data jsou online, pravidelně aktualizovaná a klient je tak dokáže používat k zásadním rozhodnutím ovlivňujícím jeho byznys bez toho, aniž by se účetní musel dožadovat podkladů s měsíčním zpožděním. Nastavujeme proces automatického zpracování dokladů pomocí umělé inteligence, přístup k účetním datům z cloudu, využíváme roboty na automatické procesy a klientům nabízíme nástroje na datovou analýzu a reporting. Všechno dohromady pak vytváří ucelený systém, který jsme schopni nabídnout klientovi. Představte si, že jste podnikatel. Faktury k vaší účetní jdou plně automaticky, aniž byste je museli třídit. Bankovní výpisy stahuje místo vás robot, nebo je napojena komunikace přímo s bankou. Můžete schválit každý zaúčtovaný doklad v mobilu a ihned se vám promítne na srozumitelném dashboardu v grafické podobě. Na pár kliknutí jsou faktury uhrazeny bez toho, aniž by se platby ručně zadávaly do banky. U většiny klientů pak řešíme na měsíční bázi vyhodnocování jejich čísel, reporting nebo třeba i finanční analýzu a službu externího finančního ředitele.
Které technologie a postupy v účetnictví vidíte jako budoucnost?
Budoucnost účetnictví je v aplikacích. Obecně tvrdíme, že účetnictví je souborem moderních aplikací a v budoucnu tomu nebude jinak. Ani dnes už nám nestačí jen dobrý účetní systém. Stále vzniká mnoho aplikací, které usnadňují práci na obou stranách a je jen na potřebách klienta, které se hodí do jeho procesu. Základem ale zůstává, že účetní musí chápat byznys klienta, jeho pracovní postupy a být tak jeho parťákem.
S čím se dnes účetní firma při své práci v tuzemsku nejvíce potýká?
Největší výzvou je změna myšlení lidí, tedy zejména účetních v účetní kanceláři. Vnímám naše povolání jako velmi konzervativní, a proto je pro mnohé jen pomyšlení na změnu postupu práce prakticky nereálné. Změna je pro spoustu lidí velmi citlivá a je náročné si přiznat, že doteď to dělali neefektivně, manuálně a velice pracně. Přitom už dávno mohli účetní řešit změnu a nastavení automatických procesů. Pro majitele firem to bývá i neschopnost zastavit se a uvědomit si, že změnu potřebují. Jsou procesy, které jsou po nastavení viditelné okamžitě a dokážou klientovi ušetřit i 80 procent času spojeného s účetní agendou.
V legislativním procesu je nový zákon o účetnictví. Podle Ministerstva financí má norma přinést zásadní změnu v pojetí účetnictví a posunout jej od „výkaznictví“ k věcnému a poctivému zobrazení finanční situace a výkonnosti podnikatele. Máte pocit, že účtování podle současné právní úpravy toto zadání nenaplňuje?
Svět, především ten technologický, se rychle vyvíjí. Samotný základ „Má dáti/Dal“ se za ty roky moc nemění. Ale už nezapisujeme do papírových účetních knih a Zákon o účetnictví, podle kterého se řídíme, vznikl v roce 1991. Za ty roky prošel samozřejmě řadou novelizací, ale koncepčně již prostě nestačí. Je potřeba si uvědomit, kdo je uživatelem a jaká má být užitná hodnota účetnictví. Vedení účetnictví je jen určitý proces zpracování dat, ale podnikatele zajímají výstupy. V koncepci se mění to, že se klade důraz na informační složku účetnictví. Tedy to, co najdete v příloze a ve výkazech. Podnikatele nezajímá, jak a na jaké účty mu účetnictví vedeme, ale jaké má pohledávky, závazky nebo tržby. Současný zákon o účetnictví upravuje rozsah a způsob vedení účetnictví, ale nový zákon upravuje vykazování účetních a jiných finančních, ale i nefinančních informací a klade důraz ne na proces zobrazení účetních případů, ale účetních informací relevantních pro uživatele. Pro účetní to v první řadě znamená jiný pohled a změnu myšlení. Budeme muset s kolegy pečlivě zrevidovat účetní závěrku a do přílohy účetní závěrky doplnit všechny požadavky vyplývající z návrhu nového zákona.
K návrhu bylo uplatněno přes 900 připomínek, máte nějakou konkrétní i vy?
V připomínkovém řízení jsem byla součástí několika diskusí s kolegy, kteří pak posílali připomínky ať už v rámci KDP, KAČR nebo NUR. První návrh, který šel do připomínkového řízení, byl vydán již v říjnu 2022 a podstatně se liší od toho, který byl zveřejněný letos v lednu. Hojné diskuze a připomínky jsme vedli také o zrušení vedení účetnictví u fyzických osob, zavedení reálné hodnoty u mikro účetních jednotek na dobrovolné bázi (což je v dnešní době zakázáno) nebo o odhadu nákladů na likvidaci a odstranění majetku při pořízení dlouhodobého majetku.
Kdybyste měla pravidla účtování nějak vylepšit vy sama, co byste změnila?
Celkově bych se snažila vytvořit pravidla účtování, která jsou moderní, efektivní a přizpůsobená potřebám současného podnikatelského prostředí.
Stát umožnil od ledna firmám účtovat v cizí měně, konkrétně v eurech, dolarech a librách. Co to znamená pro vaši práci – je to úleva, nebo to může být i komplikace?
Zatím jsme žádné konkrétní komplikace nezaznamenali. S ně-kolika našimi klienty už přechod na funkční měnu diskutujeme a analyzujeme, ale konkrétně se to nikoho netýká s novým rokem 2024, ale spíše později. Účtování v cizí měně je ale velké téma a něco, co mnohým firmám chybělo. Funkční měna je zjednodušeně řečeno měna primárního ekonomického prostředí společnosti, což v praxi znamená, že pokud má většinu svých obchodních a finančních transakcí například v eurech, je přirozené, že bude chtít vést účetnictví v této měně. Česká koruna se pak pro společnost stává měnou cizí. Tím by mělo dojít k podstatnému snížení kurzových rozdílů. Principiálně se na podstatě účtování nic nemění, jen vývojáři účetních systémů museli zareagovat a umožnit nastavení primární měny jiné než v české koruně. Velice diskutované jsou pak daňové souvislosti, kdy například daň z příjmů je nadále pouze v české koruně. Zde je ale stanoven kurz na přepočet výsledku, který se objeví v daňovém přiznání, a pak je práce totožná.
Jak kvalitní je dnes propojenost účetnictví se stanovením daňové povinnosti – je zde z vašeho pohledu co zlepšovat?
Účetnictví a daně jsou dva naprosto odlišné a zároveň propojené obory. Jeden na druhém jsou závislé, a přesto mají každý své legislativní zázemí a pravidla. Velké firmy na oba obory mají své odborníky – účetní specialisty a daňové specialisty. Kde práce jednoho končí, začíná práce druhého, ale co se děje u malých firem? My se musíme stát odborníky na oba obory, a to není vůbec jednoduché. Myslím, že značné zjednodušení by našemu oboru prospělo. Doba je rychlá a už to není v účetních firmách jen o účetnictví a daních, ale stále více je to i o technologiích, automatizaci, jednotných postupech a podobně.
Co plánuje do budoucna zlepšit nebo změnit firma This One?
V tuto chvíli dokončujeme vlastní nástroj na správu financí pro klienty i účetní. Takové „all-in-one“ včetně automatického vytěžování faktur a jejich následného placení, odsouhlasování a automatického párování bankovních transakcí a správy financí v reálném čase. To vše na jednom místě včetně jednoduchého přehledného dashboardu. Věříme, že tím nabídneme nový nástroj a posuneme tak účetní profesi zase o kousek dál. Pokud nás budete sledovat na našem webu www.thisone.cz nebo na našem LinkedIn profilu, tak vám nic neunikne a budete s námi měnit svět účetnictví.
Marcela Lonková CEO & Tax Advisor This One s.r.o.
Majitelka účetní kanceláře This One je vizionářkou s jiným přístupem k práci i klientům. Od začátku ví, že rutina není nic pro ni. K založení vlastní firmy ji zavedla touha po svobodě. Sleduje aktuální trendy v automatizaci a digitalizaci a má pod sebou tým skvělých lidí, s nimiž se nebojí klientům a jiným účetním kancelářím ukazovat, jak se má účetnictví vést ve 21. století – moderně a s individuálním přístupem.