Aplikace na na automatizaci procesů v účetní kanceláři
My jim říkáme technické aplikace. Takové, které nám eliminují rutinní činnosti. Nejsou vidět, ale pomáhají nám při práci s daty. Nutno podotknout, ze s takovými aplikacemi u nás pracují výhradně IT zaměstnanci na pozicích RPA & Automation Specialist a klient s nimi nepřijde do kontaktu.
Pokud si službu digitální transformace nakupujete externě jako balík, tyto aplikace vás úplně minou a nepotřebujete se jimi zabývat. Pokud chcete ale ucelený přehled, jak by to mohlo fungovat, kdybyste si vše zajišťovali sami jako my, pak pro vás máme tipy na další sérii aplikací. Takové, které nám pomáhají eliminovat rutinní činnosti v účetní kanceláři a přitom nejsou vidět.
V This One je používáme z hned z několika důvodů:
- Snažíme se neustále vymýšlet nové oblasti automatizace a procesů, které bychom zjednodušili a zefektivnili, a proto chceme být nezávislí v konfiguraci nových automatických procesů.
- Člověk udrží pozornost v kuse jen pár hodin. Robot neodpočívá, nespí, může pracovat 24/7, nechodí na kávu a ani neodmlouvá. Zatímco RPA pracuje, my máme volnější ruce.
- Technicky je API připojení určitě rychlejší než nastavení RPA procesu, ale setkáváme se s problémem při opravách chyb. Při API připojení můžete na opravu čekat i několik dní, u vlastního RPA procesu jen změníte konfiguraci.
- Když člověk přijme změnu a fakt, že se nemusí zabývat rutinní, neefektivní činností, zbyde mu prostor věnovat se strategickým a kreativním úkolům.
Automation Dock
Efektivní doplněk do MS Excel, který umožní jednoduše zautomatizovat rutinní činnosti bez znalosti programování a slouží k vývoji RPA (Robotic Process Automation) nástrojů. Pomocí Automation Dock můžete automatizovat procesy napříč všemi softwary, ať už jde o správu dat, odesílání e-mailů nebo synchronizaci informací.
Naše zkušenost
V This One využíváme tento nástroj k robotizaci rutinních činností, jako je stahování bankovních výpisů, import dokladů do účetního systému (vystavené faktury, přijaté faktury, interní doklady, rozúčtování), stahování podkladů z účetního software, generování, kontroly DPH na úrovni účetního software i EPO a robot DPH i podá pomocí datové schránky. Umíme v něm ale jednoduše připravit jakýkoli proces, který nahradí ten opakující se.
Pro naše účely jsme si robota pojmenovali Tibo a celý tým This One i klienti jsou zvyklí dostávat výstupy právě od něj.
Jak Automation Dock funguje v praxi?
- Prověření nového klienta – Při nástupu nového klienta robot prověří klienta přes všechny rejstříky s tím, že potřebuje znát pouze IČO. Stáhne PDF z obchodního i rejstříku skutečných majitelů, připraví smlouvy a plné moci. Pro interní účely vytvoří checklist a vypíše do něj všechny známé informace včetně zveřejněných bankovních účtů na ARESu v případě, že je plátce DPH.
- Podklady k závěrkám – RPA proces nám pomáhá s kompletním generováním podkladů k měsíčním i ročním závěrkám včetně automatických úprav v excelu, jako jsou součty, zarovnání či odstranění nepotřebných dat a sloupců. Robot si například stáhne měsíční controlling z účetnictví, udělá úpravy a zanalyzuje předcházející měsíc. Klienta pak automaticky informuje o jeho výsledcích. V případě potřeby je mu k dispozici senior na zakázce.
- Vystavení faktur za klienta z jejich systému – Klient vystavuje cca 120 faktur měsíčně. Faktury je potřeba stáhnout z jejich systému a naimportovat do účetnictví. Zároveň rozeslat faktury včetně přílohy odběratelům. Robot ze systému klienta stáhne vystavené faktury ve formátu xml, rozdělí je podle zakázek a soubor uloží do formátu csv. Přiřadí předpis zaúčtování a naimportuje faktury do účetnictví. Ze systému klienta si stáhne originální PDF soubor, který je přílohou emailu, a faktury rozešle na odběratele. Po dokončení robot uloží všechny faktury na Sharepoint, kam má přístup klient i my.
- Importy z různých systémů – Robot stahuje podklady například ze Shoptet, Fakturoid, další systémů, které klient používá. Upraví je do požadované verze a naimportuje je do účetního systému. Slouží i k rozúčtování interních dokladů podle požadavků klientů – přeúčtování na detailní zakázky nebo střediska.
- Zprávy z datové schránky – Robot stahuje zprávy z datové schránky – například pokuty u automobilů, které se pronajímají dále. Vyčte z nich potřebné informace a dle toho přiřadí viníka (řidiče automobilu). Zjištěné informace sepíše do tabulky. V případě potřeby umí připravit importní soubor do systému a vytvořit fakturu.
Robot u nás zastane práci jednoho člověka měsíčně na plný úvazek.
ChatGPT
Chat GPT je chatbot využívající umělou inteligenci. Jedná se o jazykový model vyvinutý společností OpenAI, který dokáže odpovídat na otázky, vytvářet text v různých jazycích, generovat obrázky nebo programovací kód. Dokáže velice dobře simulovat konverzaci s člověkem.
Naše zkušenost
Umělou inteligenci využíváme na různé technické dotazy. Pomáhá nám při programování automatizovaných procesů (Python/VBA), generování maker, ale i překlady odborných textů z nebo do angličtiny, psaní emailů či generování obrázků. Chat GPT umí vytvářet i diagramy.
Když je potřeba udělat komplexní vzorec do excelu, který bude obsahovat několik podmínek, stačí napsat odstavec, podrobný popis problému a jaký očekáváme výsledek a Chat GPT napíše celou funkci, která se jednoduše překopíruje do excelu a vytvoří požadovaný výsledek.
Při vybírání nové aplikace, kterou potřebujeme testovat a ověřit si, jestli je pro nás vhodná, necháme Chat GPT sumarizovat informace o aplikaci do přehledné tabulky, nebo porovnat více aplikací mezi sebou, jejich funkčnost, výhody a nevýhody.
PyCharm
PyCharm je integrované vývojové prostředí IDE (Integrated Development Environment) pro Python, vyvíjené českou firmou JetBrains. Samotné prostředí je napsané v kombinaci Javy a Pythonu a je multiplatformní (vydávané pro Linux, Microsoft Windows a macOS). Python je výkonný programovací jazyk, který se vyznačuje svou čitelností a flexibilitou.
Naše zkušenost
V This One používáme Python v PyCharm k datové analýze, konkrétně k transformaci dat z účetnictví. Jedná se o pokročilý technický nástroj, který u nás využívá člověk na pozici RPA & Automation Specialist.
PyCharm nám umožňuje učesat data z různých systémů, aby je odeslal v požadované podobě do jiného systému. Základní verze PyCharm je zdarma a poskytuje i logické kontroly a další návaznosti vygenerovaného kódu v Python. Tenhle úkon, tedy i aplikaci PyCharm lze přeskočit, protože jí obsahuje například i Keboola. V té se ale platí za čas, který se tam tráví a testuje. Platíte tedy i za programovací kód, který byste tam psali. Proto využíváme jako mezikrok PyCharm.
Azure Data Studio
Microsoft Azure je moderní opensourcový a multiplatformní hybridní nástroj pro analýzu dat navržený pro zjednodušení datového prostředí. Je navržené tak, aby se zaměřovalo na funkce, které vývojáři datových platforem používají nejčastěji, a nabízí další prostředí dostupná jako volitelná rozšíření. Je určené pro odborníky na data, kteří používají databáze SQL Serveru a Azure v místních i multicloudových prostředích.
Naše zkušenost
SQL (Structured Query Language) je standardizovaný jazyk pro správu a manipulaci s databázemi. V This One používáme SQL k datové analýze a k ukládání informací do databáze. Ukládáme sem veškeré informace, které získáme z jednotlivých účetních systémů – o přijatých, vydaných fakturách, bance, deníku, účtové osnově atd. Data si ukládáme do naší vlastní externí databáze SQL. Z této databáze SQL lze s daty pracovat dále například pomocí PowerBI, který data zobrazí do přehledných grafů a výsledků pro klienta.
Keboola
Keboola vám dává plnou kontrolu nad vašimi daty. Slouží jako end-to-end řešení integrace dat. Od extrakce dat z mnoha zdrojů, přes datové transformace až po následnou přípravu dat pro vizualizaci. Jedná se o ETL nástroj – Extract, Transform a Load neboli umožňuje automatizovat extrakci, transformaci a načítání dat, a to i z různých aplikací, jako jsou například SQL, Python nebo Power BI.
Naše zkušenost
V This One používáme tento nástroj k datové analýze, zejména k extrakci dat z účetního software a propojení různých aplikací, aby bylo dosaženo kvalitního výstupu. Keboola pracuje na pozadí výstupních dat, která třídí a připravuje pro vizualizaci. Tvoří můstek mezi aplikacemi a zjednodušeně řečeno říká každé z nich, co má dělat a jaká data zpracovat, aby se dosáhlo přehledného grafu na konci celého procesu. Všechno je nastaveno automaticky a výsledky může pro klienta generovat a zobrazovat v jakýchkoli intervalech – denně/týdně/měsíčně. Keboola nám sdružuje všechny zmíněné nástroje výše, tzn. po jejich prvotním nastavení je nemusíme pokaždé ručně zapínat jednu po jedné a proces spouštět, ale pustíme ho hromadně prostřednictvím Keboola.
Jak technologie ovlivňují firemní kulturu?
V éře digitální transformace je automatizace klíčovou složkou úspěchu. Nejen pro účetní kanceláře. Aplikace nám umožňují nejen zvýšit efektivitu a snížit náklady, ale také nám poskytují více času věnovat se strategickým a kreativním úkolům. Integrace těchto technologií však vyžaduje odborné znalosti a zkušenosti, což zvýrazňuje roli RPA & Automation Specialist, kteří hrají klíčovou roli v transformaci účetních kanceláří.
Jak může začlenění těchto technologií ovlivnit firemní kulturu a zaměstnaneckou spokojenost ve firmě?
U nás to funguje skvěle. Tým chodí s nápady a zahrnuje náš Digi tým podněty, které procesy nahradit. Můžeme si tak dovolit některé volné pátky nebo práci bez přesčasů. K nastavování nových procesů je ale potřeba přistupovat otevřeně, zaměstnance do změny zapojit, nastavit si dílčí cíle a všechno vysvětlovat a školit. Znovu a znovu. Mějte taky na paměti, že ne všichni zaměstnanci musí do detailu všechny aplikace ovládat. U nás to funguje podle rozdělení rolí.
Na co se těšit příště? Jedná se již o druhou část výčtu aplikací, ve které jsme se zaměřili na takové nástroje, které automatizují procesy u nás ve firmě a pomáhají nám tak eliminovat manuální a rutinní činnosti. První část jsme věnovali aplikacím na automatizaci prvotních dokumentů v účetní kanceláři. Příště se můžete těšit na výstupní aplikace, které nabízí klientům přehledné reporty, grafy a srozumitelné informace o jejich podnikání. Jako bonus odhalíme i ty aplikace, které využíváme v marketingu.