Aplikace na automatizaci prvotních dokladů v účetní kanceláři
Prvotní zpracování dokladů je nelehký úkol a zatěžuje firmy napříč všemi obory. V dnešní době existuje ale mnoho šikovných nástrojů, které si dokážou poradit a zbavit Vás haldy administrativy, papírů a jednoduše a především automatizovaně s prvotními doklady pracovat. Aplikace, které šetří čas i náklady.
Účetnictví se v dnešní době transformuje a mění tak tradiční přístupy k finančnímu řízení podniku. Moderní, automatické a digitální aplikace v This One využíváme v první řadě ke zpracování prvotních dokladů, a to z několika klíčových důvodů:
- Automatizace účetních procesů výrazně snižuje lidskou chybovost a zvyšuje přesnost dat. Díky pokročilým algoritmům a umělé inteligenci mohou systémy rozpoznávat, třídit a zaznamenávat údaje z faktur, účtenek a dalších finančních dokumentů s minimálním lidským zásahem.
- Proces je nastavený tak, že se žádný doklad nezatoulá. Data jsou kompletní a na jednom místě.
- Digitalizace účetnictví umožňuje rychlejší zpracování a okamžitý přístup k finančním informacím, což zefektivňuje rozhodovací procesy v podnikání.
- Aplikace šetří čas při zpracování dokladů až o 80 %, a tím i náklady.
Rossum
Rossum využívá umělou inteligenci pro extrakci dat z digitálních dokumentů. Pomáhá tak s kompletním zpracováním prvotních dokladů a šetří čas nad jejich zpracováním. Už žádné hromady papírových faktur!
Naše zkušenost
Umělou inteligenci od Rossum na automatizované zpracování dokladů používáme už několik let. Tato technologie nás osvobodila od ručního zadávání prvotních dokladů a ušetřený čas na zpracování faktur a účtenek věnujeme klientovi.
Proces máme nastavený tak, že se doklady do Rossum nahrávají automaticky. Účetní junioři vytěžená data pouze zkontrolují a senior účetní dělá agregované kontroly již v účetním systému. Prostředí Rossum se dá velice dobře přizpůsobit potřebám dané účetní jednotky včetně zadávání členění na zakázky, střediska, kódy DPH a vícepoložkové faktury.
Přečtěte si naši case study Od papíru po plně digitální proces s více něž 23 000 přijatými fakturami ročně
Wflow
Wflow je cloudové řešení včetně mobilní aplikace na schvalování a nahrávání prvotních dokladů, které zjednodušuje sběr a oběh dokladů, jejich schválení, zaúčtování a archivaci. Součástí je také nákupní proces včetně objednávek.
Naše zkušenost
wflow je nástroj, který integruje funkce Rossumu a správu souborů. V This One ho používáme u klientů, kteří mají účetní systém ABRA Flexi a chtějí efektivně vyčítat prvotní dokumenty. Klienti doklady do systému nejčastěji odesílají pomocí automatického přeposílání emailu, ale mohou je i vyfotit přes aplikaci nebo vložit přímo. Po tom, co je doklad v systému, ho může klient schválit či odmítnout, má tak veškeré flow dokladů pod kontrolou.
Fidoo
Fidoo je nástroj, který pomáhá s automatizací zaměstnaneckých výdajů skrze předplacené firemní karty, digitalizaci účtenek, schvalování v reálném čase, automatické výpočty všech náhrad plynoucích z cesťáků či knihy jízd. Přes aplikaci připravují také směňování měn, vytváření multiměnových peněženek a odesílání nebo přijímání zahraničních plateb.
Předplacené firemní karty jsou transparentní řešení pro firmy, které chtějí mít přehled o výdajích svých zaměstnanců. Každá karta může být vydána na jméno a příjmení zaměstnance, ale i na celý tým, oddělení nebo dokonce SPZ vašeho firemního vozidla.
Naše zkušenost
Direct Fidoo, a.s. je za nás jeden z promyšlených nástrojů, jak mít firemní finance pod kontrolou a vyhnout se zbytečnému papírování. Aplikace v telefonu i rozhraní na počítači jsou velice intuitivní a přehledné. Každému zaměstnanci či skupině lze přidělit firemní kartu s předplacenou částkou, kterou lze dobíjet automaticky nebo ručně. Každou účtenku, kterou zaměstnanec na firmu pořídí, jednoduše vyfotí přes aplikaci a ta se dostane ke schválení. Rovnou si můžete nastavit předkontace a jednoduché importy do účetního software. Kartu lze využívat například na cestovní výhrady a Fidoo poskytuje přehledné Cesťáky, Knihu jízd a Vyúčtování. Zaměřuje se na tuzemské platby.
Payhawk
Payhawk je poskytovatel finančního řešení, které zahrnuje správu výdajů a faktur, cestovních náhrad, plateb účtů a možnost dalších integrací. Společnost vydává firemní karty, které uživatelům pomáhají spravovat jejich výdaje kombinací kreditních karet, plateb, výdajů a hotovosti do jednoho integrovaného místa.
Zlepšuje přehled o peněžních tocích, optimalizuje výdaje a zjednodušuje plánování v rámci celé skupiny, což podnikům umožňuje efektivní a zjednodušený přístup k řízení finančních procesů.
Naše zkušenost
Aplikaci od Payhawk — Business spend, reinvented.naši klienti využívají pro zahraniční i tuzemské úhrady kartou pro vícero lidí pomocí virtuální karty. Klienti doklad nafotí přímo v aplikaci, kde se uloží. V aplikaci s klienty dopředu nastavíme předkontace a kódy pro DPH.
Aplikace primárně slouží pro zjednodušenou evidenci plateb, která v sobě rovnou zahrnuje uložiště dokladů. Klient nám v pravidelné frekvenci zašle výjezd z aplikace, který na pár kliků naimportujeme do účetního systému.
Etis
ETIS je podnikový systém, který ve Vaší firmě pokryje vše od obchodních procesů (CRM), řízení zdrojů (ERP), správu dokumentů (DMS), realizaci projektů a zakázek, až po personalistiku a mnoho dalších oblastí. Můžete si vybrat samostatné balíčky funkcí systému – projekty, faktury, výkazy, úkoly, zakázky atd., přidat si je do svého řešení a vytvořit tak svůj vlastní unikátní podnikový systém.
Naše zkušenost
V This One využíváme ETIS především jako interní systém, který nám pomáhá se správou timesheetů a interních úkolů. Timesheety zaznamenává každý v našem týmu, abychom mohli hlídat efektivitu jednotlivých procesů a hledat ty, které je potřeba změnit nebo například roboticky nahradit. ETIS nám také slouží k jednoduchému schvalování vyčtených dokladů v účetním systému PREMIER, což umožňuje efektivnější a rychlejší workflow. Celý systém se dá jednoduše přizpůsobit a nastavit podle vlastních potřeb a poskytuje mnoho modulů, ze kterých vytvoříte komplexní podnikový systém.
ABRA Flexi
ABRA Flexi je ekonomický software pro moderní byznys. Program podporuje podvojné účetnictví i daňovou evidenci. Umí vytvořit všechna potřebná přiznání a výkazy – rozvahu, výsledovku, peněžní deník, DPH, kontrolní hlášení, Intrastat a další.
Naše zkušenost
Je to jeden z online účetních softwarů, které používáme. Pokud chcete aplikaci přesně do ruky, která se dá nastavit tak, že firemní agendu řeší z velké části sama a je možné ji s čímkoliv propojit, volte Abru.
Tato inovativní aplikace na správu finančních procesů má dostupné API, přehledný dashboard, propojení na mnoho aplikací a samozřejmostí je přístup pro klienta.
Kolik aplikací je potřeba?
Aplikací, které lze v podnikání použít, je na trhu mnoho. Než se pustíte do stahování všech možných systému, je nutné si udělat podrobnou analýzu vašich potřeb a podle toho aplikace vybírat.
Domníváme se, že účetnictví je souborem moderních aplikací a to, kolik jich potřebujete, záleží jen na vás. Jeden úplně komplexní systém na trhu není a pokud ano, v detailech má mezery. Proto používáme aplikací více. Nemusí však vyhovovat všem klientům nebo nesplňují jejich požadavky, potřeby daného oboru, druhu podnikání. Dáváme klientům možnost si vybrat a navrhujeme vždy ty, které usnadní jejich konkrétní práci.
Příště se můžete těšit na aplikace a technologie, které používáme po zaúčtování dokladů k integraci dat a automatizaci rutinních činností. Nezapomněli jsme ale i na výstupní aplikace, tedy takové, které nabízí klientům přehledné reporty, grafy a srozumitelné informace o jejich podnikání. Jako bonus odhalíme i ty aplikace, které využíváme v marketingu.