V říjnu 2021 proběhla konference „Digitalizace daní a účetnictví v České republice“ pod záštitou Komory daňových poradců a Komory certifikovaných účetních. V bloku s názvem „Zkušenosti inovativních poradenských firem“ vystoupili autoři a předávali své zkušenosti v oblasti digitalizace. V tomto článku přinášejí vhled do historie digitalizace, její budoucnosti, jmenují zásadní přínosy a předávají léty ověřené rady, jak začít se změnou právě ve vašich společnostech.
„Účetnictví a controlling se proměňují
v partnery managementu.“
Lumir Boureanu
Vlastně je to zvláštní, proč dnes všichni mluví o digitalizaci. Počítače máme více než 30 let, internet a mobilní telefony více než 20 let. Smartphony existují již více než 10 let. Copak už nejsme všichni dávno digitální? Jak se to vezme. Digitální technologie je hluboce zakořeněna v našem každodenním životě. Ale to je jen začátek. Svět se mění – a tak se musí změnit i společnosti.
Digitální transformace není výhradně IT tématem, ale týká se každé obchodní oblasti, každého oddělení a každé lokality společnosti. Mnoho středně velkých společností prochází zásadními změnami, některé teprve dělají první kroky. Ostatní doslova hledají startovní čáru. Počátek digitalizace lze často nalézt v účetnictví. Ale proč zrovna účetnictví?
Prvním cílem je většinou snižování nákladů. Digitální procesy jsou lepší než manuální procesy, pokud jde o rychlost, produktivitu a efektivitu. Příkladem toho je příjem faktur do účetnictví, které se v elektronické podobě dostanou ke správným příjemcům. Zpracovávají se bez ohledu na čas a místo. Časové výhody jsou rychle jasné: automatizované procesy zpracování a schvalování zrychlují fakturační cyklus až o 65 %. Z této efektivity těží všechna oddělení ve společnosti, nejen účetnictví.
Pokud jsou informace v elektronické podobě, mohou se zprostředkovat v reálném čase a pouhým stisknutím tlačítka. Informace v reálném čase urychlují reporting. Řízení likvidity a kontrola rozpočtu jsou důležitými nástroji každé společnosti – a do účetnictví patří. Díky digitálním procesům lze platební toky kdykoli sledovat. Navíc jsou dostupné informace o příjmové a výdajové situaci v reálném čase – celopodnikově. Zde těží z digitalizace v účetnictví opět celá společnost.
Navazují rychlá a dobře podložená rozhodnutí založená na konsolidovaných informacích v reálném čase – to je pro firemní management zítřka stále důležitější. Digitální účetnictví je i zde cenným přínosem. Ruční rutiny, jako je přiřazení účtu a účtování, ubývá a jsou automatizovány. Informace v reálném čase nahrazují rozvahy a výkazy se „starými“ daty. Management rychleji reaguje na měnící se požadavky trhu a cíleně využívá potenciály růstu.
Propojené a integrované IT systémy tvoří základ pro automatizované procesy ve společnosti. V účetnictví nabízejí cloudové služby také příležitosti k implementaci požadavků IT a podpoře digitálních obchodních modelů. Snižují provozní náklady a zvyšují flexibilitu a bezpečnost. Rostoucí požadavky na ochranu dat, dodržování předpisů a zabezpečení revizí lze spojit v certifikovaném cloudu.
Platební procesy jsou již automatizovány prostřednictvím účetnictví. Příkladem toho jsou digitální platby prostřednictvím poskytovatelů elektronických plateb. Bezproblémová integrace těchto služeb umožňuje efektivně vyřizovat rezervace. Zároveň poskytuje v reálném čase přehled o všech platebních tocích. Kromě toho lze digitalizovat a automatizovat i zpracování avíza k platbě a zpracování bankovních výpisů v účetnictví. Otevřené položky se např. automaticky porovnávají a berou se v úvahu asociační struktury. Automatický import bankovních výpisů a srovnání zůstatků všech bankovních účtů nabízí cenné informace v reálném čase.
Výhody leží na dlani, tak co je tedy to tajemství digitalizace? Více než 2 000 středních a malých firem nejčastěji uvádí nedostatek specialistů jako důvod stagnace v digitalizaci. Není to nedostatek financí nebo nedostupné technologie, ne, je to nedostatek správných lidí. To ukazuje, že obecná diskuse o digitalizaci se značně vzdálila realitě ekonomiky. Protože digitalizace nakonec nemůže fungovat bez správných zaměstnanců. Čím dále digitalizace pokročí, tím důležitějším faktorem úspěchu společnosti budou lidé.
„Bulletin Komory daňových Digitalizace poradců ČR“
„Adaptibilita bude v následujících
letech firmám zajišťovat
konkurenceschopnost.“
Marcela Lonková
A já nemůžu jinak než potvrdit Lumírova slova. Zaměstnanci jsou a budou nedílnou součástí změn a firem budoucnosti. Pojďme se ale nejdříve podívat na to, jaký je stav účetních a daňových kanceláří na začátku roku 2022.
Svět účetnictví a daní se v oblasti technologií posouvá pomalu. Vezměme si fakt, že účetní či daňový poradce tráví v průměru 18 let studiem a tato cesta pro ně nikdy nekončí, pokud chtějí být ti nejlepší. Přesto většinu z nich netrápí, že tráví neuvěřitelné množství času nad rutinními činnostmi, jako je přepisování bankovních výpisů, vystavených faktur, dohledávání halířů, a to v době, kdy toto vše můžou nahradit technologie, jak zmiňoval Lumír. Je to obrovské mrhání potenciálem účetních a není divu, že jejich práce bývá často nedoceněná. Většinu své energie totiž tráví na poskytování služeb s nejnižší marží. Je pravda, že spousta technologií je dostupných desítky let, ale až v poslední době se stává stále dostupnější i pro malé a střední podniky, více se o nich mluví, přístup k informacím je snazší. Také už nemusí být firmy na změnu samy, a pokud nemají v týmu někoho, kdo je schopen změnu aplikovat,
mohou se obrátit na externí poradce v oblasti procesního řízení.
Pojďme se ale podívat na digitalizace z trochu jiného soudku, a to nevrhat se do ní po hlavě a kupovat systémy za desítky tisíc, ale ukažme si, co každá společnost může udělat sama o sobě, a posunout se tak o velký kus dál.
V první řadě je důležité zaměřit se na systémy, které už vlastníte. Nemá smysl pořizovat neustále nové, když ty stávající využívátena 30 %. Většina účetních systémů již umožňuje velké množství automatizací a jejich implementace vás nestojí často moc navíc. Je důležité sledovat, co nového se kolem vás děje a jaké všechny možnosti máte. Každý účetní systém dnes umožňuje alespoň základní importy z .xls souborů a nevěřili byste, kolik úspory vám to může přinést – import bank, vystavených faktur, pokladních knih, skladových pohybů a mnoho dalšího. Za každou touto oblastí se skrývá nepřeberné množství kapacit, často velmi seniorních lidí.
Další oblastí je automatické zpracování dokladů přijatých, a i když většinu z vás napadne vytěžování údajů z faktur, problém bývá už samotný automatizovaný sběr dokumentů. Kolik firem dnes přijímá část dokladů fyzicky, část chodí na e-mail jednatele, část na asistentku, část na sběrný e-mail? Samotná práce s dokumenty často zabírá více než 50 % celkového času na zpracování dokladů. Přitom na optimalizaci tohoto procesu často stačí pouze sepsání mailu pro klienty, zřízení oddělených fakturačních schránek a největší část práce máte za sebou. Pokud tuto část pracovního postupu nastavíte, můžete přejít k nástrojům na čtení dokumentů, k robotům, kteří zautomatizují jejich třídění nebo import do systému a pak samotné sdílení dokumentů v rámci společnosti, s klienty atd.
Sdílení dokumentů je další oblastí, kde se svět za několik posledních let velmi posunul. Už není nutností vyměňovat si denně desítky e-mailů, ale můžete klientům nasdílet složky, kde najdou veškeré podklady v předem domluveném termínu. Není nutností jim psát informaci, že dokumenty mají uložené, ale systémy zasílají automatické notifikace, a ušetříte tak nejen svůj čas, ale i čas klienta na třídění pošty a velikost vašich mailových schránek, za které platíte peníze navíc.
Nicméně nové technologie jsou pouze špička na vrcholu ledovce. Jejich implementaci by mělo předcházet velké úsilí ve formě nastavení procesů. Slepě se pustit do nákupu nástroje, když nemáte za sebou analýzu potřeb, připravený budget, spočítanou návratnost a připravený tým, je bláhový počin. Každá technologie je tak efektivní, jak je proces, do kterého má zapadnout. Na každou část zpracování účetnictví je potřeba se kriticky podívat – proč tuto činnost děláme, jak pravidelně a jak dlouho ji děláme, co nám přináší, musíme ji vůbec dělat, děláme ji všichni jednotně, můžeme ji nahradit technologií zcela nebo jen částečně? Na základě těchto odpovědí jste schopni některé procesy rovnou eliminovat, jste schopni spočítat jejich nákladovou stránku, a tím později kalkulovat návratnost plánované investice do technologie. Tím, že si odpovíte na otázku, zda máte proces jednotný přes celou firmu, objevíte neefektivity nebo případně budete vědět, jaké výjimky musí v rámci nového systému obsáhnout. A i když je změna procesů něco, do čeho se firmám nechce, mají pocit, že je to zbytečné, neuvěřili byste, jak velké věci s tím dokážete. My v This One jsme za poslední rok díky nastavení procesu sledování rentability zvýšili ziskovost zakázek o 15 %.
Pravidelné sledování a vyhodnocování procesů vás také připraví do budoucna na schopnost přizpůsobovat se změnám ve světě a rychle na ně reagovat. Už nyní byste na to měli svůj tým připravovat a hledat nové kolegy, kteří budou takto naladěni. Veškerou rutinu totiž nahradí systémy, roboti a my budeme potřeba na jejich obsluhu a kreativní práci, kterou roboti nezvládnou.
I když nás s jistotou čeká technologická budoucnost, kde se bavíme o virtuálních realitách, kryptoměnách – zaměstnance, spolupracovníky budeme vždycky potřebovat. Bez angažovaného týmu se vám veškeré změny budou dělat těžce. Na jakoukoliv změnu je potřeba tým připravit. Pokud lidé pochopí, proč změny děláte, co jim přinesou, jak souvisí s dlouhodobou vizí, bude pro ně mnohem snazší tyto změny přijmout. Nebo naopak velmi rychle pochopí, že se touto cestou vydat nechtějí a nebudou změny brzdit.
S potřebou adaptibility budou růst také nároky na neustálé vzdělávání se a vzdělávání vašeho týmu. Bez vzdělávání se vy ani tým nebudete posouvat a nebudete schopni držet tempo s okolním světem. Pomocí nových služeb si budete moci vytvářet nové příležitosti v podobě poradenství, účetnictví, daní, ale také v oblasti procesů, ekonomie, financí, technologií. Můžete se také těšit na nové pracovní pozice, jako jsou finanční a datoví analytici, IT vývojáři, business konzultanti, risk manažeři, project manažeři atd. Firmy, které budou disponovat kapacitami v těchto oblastech, budou mít náskok před všemi ostatními.
Znalosti nebudete potřebovat hluboké, ale bude důležité rozumět principu nových technologií, jako je např. blockchain a vše kolem kryptoměn. Stanou se běžnou součástí našich životů, a kdo nové problematiky pochopí jako první, bude schopen k nim dávat stanoviska, účtovat o nich, bude se držet vždy na vrcholu. Pokud se rozhodnete svět technologií objevovat, určitě nesmíte zapomínat na bezpečnost. Jako účetní a daňoví poradci máme zodpovědnost za data klientů, se kterými pracujeme, a je potřeba na ně dávat obzvláště pozor. A tady je opět důležité spojení s odborníky z IT – každou technologii, kterou se rozhodnete implementovat, by měli prověřit. Při práci s daty je důležité posuzovat, s jakými údaji pracujeme, abychom zohlednili AML, GDPR a další předpisy. Dále u dat
řešíme, co by se stalo, kdyby data někdo zveřejnil, zašifroval, ztratil. Podle toho přistupujeme k jejich zálohování, sdílení a šifrování. Tento mini audit si děláme pokaždé, když přijímáme nová data, a díky tomu můžeme my i klienti klidně spát.
Už jsme zde narazili na důležitost maximálního využívání vlastních systémů, nástroje na vyčítání dokladů, nastavování a vyhodnocování procesů, práce s lidmi, vzdělávání, bezpečnost. Předávání informací uvnitř firmy ze všech těchto oblastí je asi tou nejdůležitější a nejtěžší. Ale jak se říká, co je psáno, to je dáno. Nejenže se vyhnete komunikačním nedorozuměním v rámci týmu, ale popis procesů, návody na využívání systémů se hodí pro onboarding nových kolegů, klientů a neztrácíte čas opakovaným zaškolováním. A co je možná ještě zajímavější, tyto sepsané postupy zvyšují hodnotu vaší společnosti. Dnes se totiž při akvizicích nebo prodeji společností posuzuje také schopnost firmy fungovat bez vedení či společníků, kteří si často velkou část know-how drží v hlavě.
Pokud vás ani jeden z argumentů výše nepřesvědčil, že digitalizace je důležitá a může vám toho hodně přinést, tak tu máme ještě jeden. A tím je udržitelnost. Ne každý pokrok je vždy správný a ohleduplný k životnímu prostředí. Ale v případě přechodu z papírového účetnictví do digitálního je přínos pro okolí obrovský. Když se řekne spotřeba papíru, tak si většina z vás představí kácení lesů. Daleko větším problémem je ale spotřeba vody, která je při výrobě
potřeba. Dále je to vytváření odpadu v podobě výroby tiskových zařízení, tonerů a následná skartace papíru. Nic z toho nemusí vznikat, pokud vytváříte a uchováváte doklady v digitální podobě. Díky velké konkurenci na trhu je také častější, že si klienti hledají partnery, kteří mají společné hodnoty. A přístup k životnímu prostředí začíná
být hodnotou, která je často na jejich žebříčku na vrcholu. Stejně tak je to v případě nových zaměstnanců. Mzdy a benefity jsou často ve spoustě společností shodné, co se ale liší, jsou hodnoty a vize společnosti, které bývají tím, co ve finále zaměstnance přesvědčí.
„Věřím na efekt sněhové koule, kdy
úspěšní a zapálení lidé v naší profesi
postupně přitáhnou k sobě další
podobně smýšlející, prostě srdcaře.“
Robert Jurka
Je zřejmé, že nové postupy a technologie postupně ovlivní stávající trh profesionálních služeb, přičemž některá z budoucích řešení možná způsobí i dílčí revoluci na tomto trhu. Rozhodnout se, na co se v poradenské firmě z hlediska inovací zaměřit, do čeho investovat či koho z kolegyň a kolegů na to vyčlenit, není vůbec jednoduché. Pokud je ve firmě nedostatek technologických nadšenců, agendou se často zabývá pouze majitelka nebo majitel firmy. Vedle finanční náročnosti je toto jeden z hlavních důvodů, proč společnost raději odsune některá strategická rozhodnutí na pozdější dobu.
Jednou z možností, jak kancelář může tento problém začít řešit, je větší spolupráce mezi poradenskými společnostmi. Impulsem pro další rozvoj poradenské firmy se tak může stát např. přístup k novým zdrojům a postupům či setkání s dalšími podobně smýšlejícími lidmi. Jednou z oblastí diskutovaných při fúzích a akvizicích
poradenských firem jsou různé technologie, větší zabezpečení dat a jiné nabízené služby v rámci specializovaných datových center pro poradenské firmy a spousta dalších technických aspektů. Hlavním motorem při těchto jednáních je však často snaha nabídnout klientům něco nového, posunout sebe, své lidi nebo mít možnost předat získané znalosti a know-how jiným firmám, zapojit se s ostatními do vývoje a změn.
Závěr
Co říct na závěr – digitalizace tady je už několik desítek let, nyní je na vrcholu a není na co čekat. Není to jen změna technologií, ale je to změna systému práce, způsobu myšlení. Je to změna, která netrvá den, týden, měsíc, ale několik měsíců, a je to změna, do které se jednou pustíte a už nikdy neskončí. Se změnou je potřeba začít co nejdříve, ale nevrhat se do ní po hlavě. Pokud nevíte, kde začít, podívejte se po odborných konzultantech, kteří vás
nasměrují. Pro změnu budete potřebovat podporu vašeho týmu, a tak si do začátku vytipujte pár vyvolených, kteří vás ve změně podpoří a budou ji spolu s vámi prosazovat. Na technickou část si najděte odborníky z IT, kteří vám pomohou vybrat technologie vhodné pro společnost vaší velikosti a vašeho zaměření. A hlavně se nebojte! Změna je šance a každá změna vás někam dovede!