Nastavení spolupráce

1. Seznámení s businessem: V první fázi jsme společně s klientem prošli veškeré části jeho businessu, abychom si udělali obrázek o celkovém toku jeho dokumentů. Seznámili jsme se také se všemi technologiemi, které klient využívá. Na prvotní spolupráci jsme vyčlenili dvoučlenný tým, který byl klientovi plně k dispozici.
2. Nastavení automatizací: Po seznámení s celým procesem jsme začali s automatizací:
   
   • Nasadili jsme umělou inteligenci na vyčítání dokladů, včetně nastavení středisek, zakázek a cost center.
   • Spustili jsme roboty na veškeré opakující se procesy.
   • Nastavili jsme import interních dokladů i detailního rozúčtování faktur.
3. Rozdělení práce: Klient má vlastní interní účetní oddělení, sám zpracovává veškerou administrativu včetně zpracování pokladen, prvotního pořízení faktur a interních dokladů. Cílem bylo, aby to tak zůstalo i po  přechodu na digitální zpracování. A to se povedlo. Po vzájemné úzké interakci se v prvních měsících celý
   interní tým DODO osamostatnil a posunul natolik, že vše zpracovávají sami dle interních potřeb 24/7. Na nás
   zůstala odborná část, kontrola zaúčtování a daňová konsekvence.
4. Nastavení účetnictví pro reporting: Pro klienta bylo klíčové mít kvalitní výstupy včas, a to včetně středisek, zakázek a cost center. Podle nastaveného harmonogramu dvakrát týdně provádíme revizi dat, které klient denně do účetnictví připravuje.
   Zároveň jsme schopni flexibilně reagovat na všechny potřeby klienta. Na konci každého měsíce probíhá
   s reportingovým oddělením klienta intenzivní spolupráce na vyčištění a uzavření účetnictví. Nastavili jsme
   report pro klienta tak, aby si ho mohl stáhnout sám z účetního sw, kdykoli potřebuje.

This App – naše řešení na vyčítání dokladů

Od počátku založení naší společnosti This One jsme přemýšleli, jak zpracovávat faktury jinak, automatizovaně,
abychom eliminovali velké množství papíru a šetřili tím nejen neefektivní čas strávený nad administrativou, ale také
životní prostředí. Udržitelnost a snížení dopadů neefektivních procesů jsou hodnoty, které máme s klientem
společné.

Využíváme účetní software PREMIER System, který nemá přímé napojení na žádné nabízené řešení automatizace. Proto jsme si vyvinuli vlastní řešení – This App.

This App propojuje PREMIER System a ROSSUM, jejichž umělou inteligenci na vyčítání dokladů jsme si vybrali jako nejlepší na trhu.

Tip z praxe: Od té doby s klienty komunikujeme výhradně elektronicky včetně všech  zaslaných dokumentů.

Nastavené automatizace

Selfbilling
Klient spolupracuje s velkým množstvím dodavatelů. Aby zajistil, že bude mít všechny jejich faktury v požadované době a kvalitě, nastavili jsme tzv. selfbilling. DODO vystavuje faktury za své dodavatele a další externí partnery přímo ve svém účetním softwaru díky připraveným šablonám. Následně pomocí importního můstku takto vystavené faktury přenese do svého účetnictví jako přijaté faktury bez potřeby zadávání jednotlivých dokladů.

Roboti (RPA)
RPA využíváme na veškeré stále se opakující procesy, které zabírají velké množství času. Klient tak například nemusí týdně stahovat bankovní výpisy. V bance máme klientem zřízený pasivní přístup, robot tak výpisy stáhne
a připraví do účetního systému každý den, bez nutnosti zásahu člověka. Dle potřeb klienta je robot nasazený na stahování přehledů, například nejasných plateb.

Importy
Klient využívá importy přijatých i vystavených faktur včetně jejich detailního rozúčtování, import interních dokladů, rozúčtování dohadných položek a zaúčtování mzdových položek s rozpadem na střediska a zakázky.

Vytěžování faktur přijatých
Faktury přijaté jsou od jednotlivých dodavatelů automaticky zasílány ke zpracování pomocí umělé inteligence přímo do Rossum. V This App jsou nastavené kontrolní mechanismy, aby nedošlo k zaúčtování chybné faktury – například kontrola IČ klienta, duplicitní faktury, dokladové řady.

Přítup klienta do účetnictví, This App a Rossum: Premier, This App i Rossum jsou klientovi k  dispozici 24/7, což mu umožňuje neustálý přístup a kontrolu dokumentů. Takové zvýšení efektivity dává klientovi prostor pro řízení společnosti na základě aktuálních dat.

Vzájemná komunikace

Pro komunikaci a sdílení dat s klientem využíváme aplikaci Sharepoint. Eliminujeme tak emailovou komunikaci
a přeposílání souborů. Máme jasně stanovaná pravidla včetně nastavení odpovědnosti. Práva jsou rozdělena
podle toho, kdo kterou oblast dokumentů může mít zpřístupněnou či spravovat.

Komunikace s klientem probíhá napříč všemi vrstvami:

• TOP management,
• reportingový tým,
• finanční tým – interní účetní,
• administrativa – fakturace.

Klient dostává pouze relevantní informace dle obsahu. Není tak na jednotlivých pozicích zahlcen informacemi, které nepotřebuje.

Tip praxe: S klienty máme nastavena pravidla a odpovědnosti komunikace, vždy tak víme, na koho se obrátit.

Přínosy pro klienta

• Komplexní přechod z papíru do digitální podoby účetnictví
• Úsporu času při zpracování faktur o 75 %
• Prvotní zpracování účetnictví zůstává v interní účetní kanceláři klienta
• Externě zpracovává odbornou účetní a daňovou agendu
• Zvýšila se flexibilita, snížily náklady
• Eliminaci chyb ve zpracování a odbornou kontrolu
• Šetří kapacitu zaměstnancům, především reportingovému týmu
• Účetní data má k dispozici 24/7, ne na konci dalšího měsíce
• Veškerá data ke kontrole a reportingu v jednom systému
• Real-time výsledky pro reportingové oddělení

Po nastavení všech procesů

1. Účetnictví klienta je zpracováváno a revidováno průběžně. Klient má možnost kdykoli zadat nový doklad do účetnictví a obratem ho exportem z účetního systému nahrát do banky a uhradit. Šetří tak duplicitní čas přepisováním stejných dat.
2. TOP management klienta má k dispozici kvalitní vyhodnocení předchozího měsíce včetně všech položek – dohadné položky, časové rozlišení. Měsíční výsledky jsou důsledně účetně i daňově zrevidovány včetně vyhodnocení dosažených výsledků reportingovým týmem. Po takové uzávěrce již není potřeba zpětnědo účetnictví zasahovat.
3. Pravidelné zpracování a uzavírání jednotlivých měsíců vede k tomu, že jsme schopni na konci ledna poskytnou klientovi hotovou závěrku za předchozí rok.

Reference

„Máme velkou radost ze spolupráce s This One, která nám umožnila zbavit se hromad papírových faktur a dokumentů a osvobodit nás od nutnosti zveřejňovat a archivovat je.

Naši partneři z This One nám pomohli zrychlit a zlepšit efektivitu našich procesů reportingu a účetnictví.

V DODO se snažíme náš technologický a udržitelný přístup propisovat do všech procesů firmy, a proto se snažíme celé zpracování dokumentů automatizovat.

This One nás zároveň proaktivně upozorňuje na jakékoli nedostatky nebo chyby v našich procesech a vždy přijde okamžitěs možným řešením.“