Automatizace pořizování dokladů u klienta s obratem přes 200 mil. Kč a více než 12 000 doklady

blog_21_tiny

Jsme účetní společnost, která vznikla roku 2015 a od počátku své existence se zaměřuje na eliminování papírových dokumentů, maximální efektivitu a úsporu času při zpracování účetních dokladů. Na konci roku 2018 jsme úspěšně propojili svět umělé inteligence – Rossum, se světem účetních – ekonomickým systémem PREMIER. Tím jsme posunuli naši představu o bezpapírové kanceláři o další stupeň výš. Spolupráce s klienty tak funguje výhradně elektronicky a naše řešení This App jsme začali poskytovat i ostatním účetním, aby společně s námi mohli měnit svět účetnictví.

V červnu roku 2019 jsme navázali spolupráci s DoDo Czech s.r.o. Jejich služba iDoDo funguje jako osobní asistent, který sežene cokoliv a doveze to kamkoliv. DoDo je data-driven logistická služba, specializovaná na městkou logistiku. Využívá sílu pokročilých technologií k usnadnění last-mile doručení zboží ke konečnému zákazníkovi. Zjednodušuje život zákazníků a společností především ze segmentu e-commerce, groceries a rychlého občerstvení. Díky vlastní logistické platformě GAIA s vyspělými prediktivními modely dokáže efektivně využívat fleetové flotily, identifikovat časové špičky a okamžitě reagovat na dopravní situaci ve městě. Umožňuje tak maximální utilizaci každého auta a snížení negativních dopadů na městské prostředí.

Zaměstnávají přes 400 kurýrů, měsíčně vystaví přes 500 faktur a těch přijatých mají zhruba stejně.

Když jsme se společností DoDo Czech začali spolupracovat, byli zavaleni papíry až po strop. Každý doklad ve firmě prošel minimálně čtyřmi páry rukou – zaevidování do knihy pošty, přepsání do excelového reportu, přepsání do reportu pro platbu a následně pro schválení. Faktury hradila office manažerka jednotlivě pomocí internetového bankovnictví. Papírové kopie dokladů na konci každého měsíce zabalili, zaslali do účetní firmy a 25. dostali informaci o výši DPH. Controllingové oddělení připravovalo reporting pomocí výstupů z několika systému – provozního, fakturačního a následně z excelových evidencí papírových dokladů. O výsledcích, které se shodují s účetnictvím si mohli nechat jen zdát.

Jejich největším přáním bylo mít po ruce partnera, který jim pomůže s nastavením procesu, zajistí odborný dohled, a to za pomoci interních kapacit DoDo Czech, tak, aby šetřili co nejvíce času, ale také financí.

„Dle našich zkušeností, může díky vyčítání dokladů od Rossum zadávat prvotní doklady opravdu každý.“

V první fázi jsme si sestavili přehled všech vstupů, které musíme v procesu zohlednit – kdo a jak bude zpracovávat přijaté faktury, jak budeme účtovat vystavené faktury, tržby, bankovní výpisy, mzdy a ostatní podklady. Většinu těchto vstupů jsme byli schopni do účetního systému naimportovat. Největší výzvou byli faktury přijaté, kterých má DoDo Czech asi 500 měsíčně. Klienti si většinou nedokáží vůbec představit, jak efektivně by takový objem dokladů byli schopni interně zpracovávat na denní bázi, a ještě rovnou do účetního systému. Naštěstí už přes rok máme propojení na Rossum, díky kterému jsme schopni čas na zadávání dokladů zredukovat až o 75 %.

Během několika minut jsme upravili schéma Rossum klientovi na míru – ke standardním polím, jako je číslo faktury, data, název dodavatele atd., jsme přidali rozbalovací seznam s přehledem zakázek a středisek. Díky této úpravě máme vždy 100% jistotu, že výkazy po střediscích a zakázkách jsou v účetnictví přesně, jak si klient přeje.

Prostředí Rossum je velmi intuitivní a jednoduché, a proto nebylo těžké najít zaměstnance na straně klienta, který by doklady zpracovával. Po krátkém zaškolení asistentky se pustila rovnou do práce a zadávání dokladů zvládá ke svému plnému úvazku. Zpracování jednoho dokladu zvládá za méně než minutu, a to musí v Rossum ještě doplňovat zakázky, střediska a přiřazovat zaúčtování. Doklady pak už jen pomocí našeho konektoru This App naimportuje přímo do účetního systému, kde je naše společnost na pravidelné bázi zkontroluje.

Tímto řešením ušetřil klient na ceně za účetnictví, protože velkou část práce si dělá přímo on sám a zároveň na ni využil současných kapacit. Doklady má v účetnictví denně a je si jistý, že jsou zadané správně, na zakázkách a střediscích, kde je potřebuje a může tak sledovat výsledky v průběhu měsíce. Reportovat může začít kdykoliv a výsledky v reportu se shodují s těmi v účetnictví.

Reference:
„Ze spolupráce s This One máme obrovskou radost. Nejen že jsme se zcela zbavili hromady papírových faktur a dokladů, které už nemusíme nikam posílat ani archivovat. Kolegové z This One nám pomáhají zefektivňovat a zrychlovat všechny procesy související s reportingem a účetnictvím. Manuální zadávaní nebo přepisováni údajů nemáme rádi ani my, ani This One, proto se vše snažíme společně zautomatizovat. Proaktivně nás upozorňují na nedostatky procesu nebo chybky a rovnou vždy přicházejí s řešením. Můžeme se na ně plně spolehnout.“ – Viera Slota Geckova, CFO V-Sharp Ventures SE

https://rossum.ai/files/Rossum_CaseStudy_Dodo_Czech.pdf