Dva naši klienti si přáli zefektivnit a optimalizovat fungování jejich interní účtárny. A ano, i my, kteří milujeme prostředí outsourcingu, tedy externího účetnictví, si čas od času zahrajeme na interní účetní a pomáháme nastavit správný chod interních účtáren. Pokud si klient nepřeje plně outsourcovat účetnictví, jsme schopni mu s vedením interní účtárny velmi výrazně pomoci.
Na několik dní se staneme součástí interní účtárny a sledujeme způsoby práce. Následuje krátký a rychlý rozbor největších generátorů chyb, problémů a žroutů času. V interních účtárnách se velmi často setkáváme s tím, že účetní případy jsou účtovány chybně, v účetních systémech se nezaznamenávají nebo jen nepravidelně, což vede ke zkreslení výsledků firmy a nelze se pak na čísla z účetnictví spolehnout.
„Účetnictví moderně a bez chyb.“
A potom jdeme na věc. Správně nastavujeme jednotlivé procesy, často úplně od začátku – od nastavení účetního systému, nastavení jednotlivých účetních operací, četnost jejich zadávání, způsob zpracování, pravidelnost kontroly, zda vůbec lze reportovat výsledky podle přání vedení na základně takto nastavených dat apod.
Po rozboru celé situace přicházíme s implementací moderního nástroje na vytěžování účetních dokladů. Ten, společně s naší aplikací, zajišťuje maximální správnost zadaných dokladů, rychlost při zadávání a archivaci dokumentů. Tím odstraňujeme ruční, často chybné přepisování fyzických dokladů, zejména přijatých faktur.
Po nastavení správného a efektivního pořízení prvotních dokladů se zaměřujeme na proces schvalování dokladů před jejich zaplacením. I proces schvalování není nic složitého, jen vyžaduje disciplínu od všech zúčastněných. Součástí je zaškolení pracovníků, kteří si zažijí celý proces elektronického pořizování a schvalování dokladů. A nakonec to nejdůležitější, a to je optimalizace daní a návod na to, jak podle čísel z účetnictví správně vyhodnocovat fungování společnosti klienta.