Lonková: Start JMHZ byl nešťastný, problémy nelze přejít. Firmy i účetní potřebují čas

Online portál BusinessInfo.cz přinesl rozhovor s Marcelou Lonkovou o prvních měsících JMHZ. Řeč byla o tom, co se povedlo, co naopak nefungovalo a proč firmy i účetní potřebují čas, aby si na nový systém zvykli.

„Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) má potenciál českému podnikatelskému prostředí dlouhodobě ulevit. Digitalizace státu je správnou cestou a bez podobných kroků se veřejná správa neposune. Start projektu byl ale velmi nešťastný,“ říká účetní Marcela Lonková ze společnosti This One.

Firmy i účetní byli podle Marcely Lonkové vystaveni kombinaci nových povinností, technických problémů a nejasných pravidel. „Bude ještě nějakou dobu trvat, než si na nový systém všichni zvyknou a než se podaří celý proces stabilizovat,“ dodává v rozhovoru pro BusinessInfo.cz.

Jak hodnotíte start Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele po prvních dvou měsících? Funguje, jak bylo slibováno?

Myšlenka je podle mě dobrá. Dává smysl, aby stát postupně sjednotil desítky formulářů a reportů do jednoho digitálního toku dat. Dlouhodobě to může firmám i účetním výrazně ulevit. Realita prvních měsíců byla ale velmi turbulentní. Účetní kanceláře i firmy narazily na technické problémy, nejasnou metodiku a časté změny za provozu. Potvrzují to zkušenosti z praxe. Řekla bych tedy, že cíl je správný, ale start byl velmi nešťastný. U takto velkého projektu bude ještě nějakou dobu trvat, než si na nový režim účetní, firmy i samotné úřady zvyknou.

Mnozí účetní označují hlášení za velký malér a stěžují si na jeho funkčnost, což je v Česku evergreen digitalizace veřejné správy. Co na současném stavu vadí vám?

Nejvíc mě trápí tři věci. Za prvé nemožnost zkontrolovat si před odesláním, co vlastně odesílám – funkce pro validaci XML chyběla a účetní posílali data bez zpětné vazby. Za druhé nesrozumitelné chybové hlášky, někdy dokonce v angličtině, jindy prázdné okno s oznámením o chybě bez upřesnění, kde problém je. Za třetí změny dokumentace těsně před spuštěním. Klíčové metodické dokumenty se měnily doslova 27. a 28. března, tedy tři dny před ostrým startem. To jsou podmínky, za kterých se nedá připravit. K tomu přistupuje rozšíření sbíraných dat nad rámec toho, co firmy dosud evidovaly. Administrativa neklesá, přinejmenším přechodně roste.

Firmy si stěžují na konkrétní chyby v podáních. Neoznačila byste to tedy za další kolosální průšvih státu?

Je pravda, že první týdny přinesly chyby, které u takto citlivé agendy působí velmi nešťastně. Slovo kolosální průšvih bych ale nepoužila, i když chápu proč ho někteří kolegové používají.

Stále se opakují podobné vzorce: nedostatečně otestovaný systém, nefunkční komunikace s uživateli, změny za provozu. To jsou systémové problémy, které stát musí řešit jinak. Na druhou stranu – žádný velký digitalizační projekt nenabíhá hladce. JMHZ je mimořádně komplexní systém, který konsoliduje data pro více úřadů najednou. Chyby jsou nepříjemné, ale část z nich jde opravit. Kritické je, aby ČSSZ a ministerstvo reagovaly rychle, transparentně komunikovaly o chybách a nenutily účetní pracovat naslepo.

Nová pravidla tedy znamenají pro firmy velké množství byrokratických povinností, ačkoli záměr byl opačný. Jak to vnímají vaši klienti?

Klienti to potvrzují. Zejména menší firmy, které dosud podávaly jen minimum hlášení, teď musí sbírat a strukturovat data, která nikdy nepotřebovaly – od formátu adresy dle RÚIAN po kódy CZ-ISCO pro pracovní pozice. Přitom mnoho těchto dat stát v různých registrech již má. Reakce klientů jsou smíšené. Větší firmy se sofistikovaným mzdovým softwarem to zvládají, i když s vypětím. Menší zaměstnavatelé, třeba ti s jednou účetní nebo bez HR oddělení, jsou zaskočeni. Volají s dotazy, které dřív nemuseli řešit, a mnohdy na ně nelze jednoduše odpovědět, protože i na úřadech panuje nejistota – různé OSSZ jim radily různě.

Nemají zástupci podniků problém právě s tím, že po nich externí účetní požadují údaje, které dosud nevyžadovali? Co byste jim poradila?

Je to tak. Klienti se ptají, proč potřebujeme věci jako přesný formát adresy z RÚIAN nebo kód dosaženého vzdělání zaměstnance. Vysvětlujeme, že požadavek přišel od státu a bez těchto dat hlášení neprojde. Klientům doporučuji klid a systematičnost. Konkrétně: stáhnout z ePortálu ČSSZ soubor se stávající evidencí zaměstnanců, projít ho a doplnit chybějící údaje. Používat dotazník při nástupu nových zaměstnanců – existují připravené šablony. Nepanikařit kvůli prvním chybám v podání a spolupracovat s námi průběžně, ne až těsně před termínem.

To vypadá, jako že stát nezvládl poskytnout firmám k jednotnému hlášení důležité informace s dostatečným předstihem…

Informací bylo formálně dost – vznikly stovky stran manuálů, specializované weby, probíhala školení. Ale kvalita a včasnost přípravy zaostávaly. Klíčové metodické dokumenty se měnily dny před startem. Infolinka byla přetížená a pracovníci OSSZ sami přiznávali, že se s novým systémem teprve učí. Jedna kolegyně z oboru popsala situaci tak, že ji pracovník sociálky odkázal na facebookovou skupinu účetních. To o připravenosti státu říká mnohé. Firmy dostaly správný záměr, ale nedostatečnou podporu. To je škoda, protože dobrá příprava mohla velkou část stresu eliminovat.

Komora daňových poradců navrhla omezení některých údajů a snížení počtu takzvaných nepropustných chyb. Může to pomoci?

Omezení počtu takzvaných nepropustných chyb je klíčové – v tuto chvíli systém odmítne celé podání kvůli jedinému formálnímu pochybení, i když se týká marginálního údaje. To je nepřiměřené. Snížení rozsahu vyplňovaných dat, která nejsou nezbytná pro výpočet pojistného ani daně, dává ekonomický smysl. Firmy by měly reportovat to, co stát k výpočtu skutečně potřebuje, ne sbírat data pro agendy, jejichž využití ještě není jasné.

Pokud stát požaduje údaje, které už měl předtím k dispozici, není to známkou toho, že nefunguje sdílení dat mezi úřady?

Přesně tak to vidím. Když firma musí vyplňovat bankovní spojení včetně adresy pobočky, přestože finanční úřad tyto údaje dávno má, nebo když ČSSZ žádá, kdy zaměstnanec odešel do důchodu, přestože má důchodovou agendu ve vlastní správě – to jsou příklady nefunkčního sdílení dat mezi úřady. Stát by si měl tato data předávat interně, ne přes zaměstnavatele. JMHZ má potenciál tento problém v budoucnu řešit – pokud data, která stát od firem dostane, skutečně propojí a přestane je vyžadovat vícekrát. To byl ostatně jeden z původních příslibů projektu. Zatím to ale tak nevypadá.

Úřady budou v prvních měsících shovívavé a nebudou udělovat sankce. Je to správně?

Ano, myslím, že je to naprosto správný přístup. Pokud se současně mění legislativa, technické požadavky i systémy, není realistické očekávat bezchybná podání od prvního dne. Firmy i účetní potřebují čas na adaptaci a stát by měl první měsíce využít spíš ke stabilizaci systému a edukaci než k sankcionování. Důležité je, aby stát tuto toleranci průběžně komunikoval a bylo jasné, kdy a jak se přejde k ostřejšímu vymáhání.

Není jednotné hlášení velkým problémem hlavně pro malé firmy bez vlastního HR oddělení? Co byste jim doporučila?

Hlášení je náročné pro všechny, ale pro malé firmy neúměrně. Nemají kapacity na to, aby sledovaly změny metodiky, aktualizovaly registry zaměstnanců nebo ladily export ze mzdového softwaru. A přitom mají stejné povinnosti jako velký zaměstnavatel. Moje doporučení: nespoléhejte se na to, že to nějak zvládnete sami. Pokud máte externího účetního nebo mzdovou kancelář, dejte jim plnou moc a plně jim důvěřujte – oni jsou v tuto chvíli nejlepším zdrojem aktuálních informací.

Nemůže jim pomoci ruční vyplňování údajů přes portál ČSSZ?

Ruční vyplnění na ePortálu je záložní možnost, ne standard. Pro firmu s deseti zaměstnanci je to ještě únosné, i když časově náročné. Pro větší zaměstnavatele je ruční zadávání nereálné. Hlavní problém ePortálu není složitost formulářů, ale chybějící validace. Účetní si nemůže být jistý, že data odesílá správně, dokud mu systém nepošle zpětnou zprávu s odstupem. Doporučuji ePortál využít jen jako dočasné řešení, pokud mzdový software ještě JMHZ plně nepodporuje. Dlouhodobě je napojení přes software nezbytností.

Od 1. července 2026 začíná povinnost přihlašovat nové české zaměstnance před nástupem do práce. Nebude to znamenat další administrativní zátěž?

Bude. A firmy by se na to měly připravit už teď. Registrace před nástupem je principiálně správná věc – stát tím zalepuje díru, která umožňovala práci načerno. Ale v praxi to znamená, že HR nebo mzdová účetní musejí mít informace o novém zaměstnanci a přístup k systému dřív, než první den nastoupí do práce. Klíčové je nastavit interní procesy tak, aby nástupní dokumentace byla kompletní nejpozději den předem. Doporučuji firmám upravit onboarding checklist a ujistit se, že mzdová kancelář dostává podklady včas. Ti, kdo to nyní podcení, budou v červenci hasit požáry.

Můžete ještě v závěru shrnout, co vše musí firma před podáním hlášení udělat?

Jde o vícevrstvou přípravu, která bohužel nezačíná a nekončí stisknutím tlačítka Odeslat. Firma musí v první řadě zkontrolovat a doplnit registraci zaměstnavatele – dohlásit ČSSZ údaje, které dosud neevidovala. Pak zkontrolovat evidenci zaměstnanců – stáhnout z ePortálu ČSSZ aktuální soubor, ověřit správnost údajů a doplnit chybějící informace: přesné adresy ve formátu RÚIAN, kódy pracovních pozic CZ-ISCO, vzdělání a další.

Potřebujete také ověřit funkčnost mzdového softwaru – zda umí generovat hlášení ve správném formátu a zda je aktualizován na poslední verzi specifikace ČSSZ. Zajistit plné moci pro externí kanceláře, které hlášení podávají. A teprve pak podat hlášení – nejprve zpětně za leden, únor a březen do 30. června, pak pravidelně do 20. dne následujícího měsíce.

Co to znamená pro zaměstnance či pracovníky na dohodu?

Pro zaměstnance samotné se na první pohled nic nemění – JMHZ je administrativní povinností zaměstnavatele. V praxi to ale může zaznamenat, že je zaměstnavatel nebo mzdová kancelář požádá o doplnění údajů: aktuální adresu, doklad o nejvyšším vzdělání nebo upřesnění pracovní pozice. Pracovníci na dohody (DPP i DPČ) jsou do hlášení nově zahrnutí i tehdy, pokud dosud žádnou hlášenku nespustili, protože nepřekračovali rozhodný příjem. Zaměstnavatelé si musejí zkontrolovat, zda tyto pracovníky evidují správně. A od 1. července bude platit registrace před nástupem i pro nové české zaměstnance – nástupní administrativu tak čeká reálná, i když zvladatelná změna.