Robot vs. API automatizace

Jaký je mezi nimi rozdíl a kdy dává smysl který přístup

🎧 Článek si nově můžete také poslechnout na Spotify nebo YouTube.

Automatizace účetních úkonů a finančních procesů je dnes běžnou součástí fungování firem.

Přesto se v praxi opakovaně ukazuje, že samotné nasazení automatizace nestačí. Rozdíl mezi řešením, které pouze šetří čas, a řešením, které podporuje řízení firmy, vzniká už ve fázi návrhu. 

Firmy mají automatizaci často zavedenou, ale data z ní nevyužívají. Procesy běží, ale reporting na ně nenavazuje. Nebo robot funguje, ale celkový výsledek nepřináší očekávanou hodnotu. S tímto typem situací se v praxi setkáváme poměrně často.

Jedním z klíčových rozhodnutí je volba mezi robotickou automatizací a API propojením.

Na první pohled mohou oba přístupy vést ke stejnému výsledku. Proces proběhne automaticky a data se přenesou. Zásadní rozdíl je ale v tom, jakým způsobem toho dosahují.

Dva přístupy k automatizaci finančních procesů

Robotická automatizace (RPA – Robotic Process Automation) je postavená na napodobování práce uživatele. Robot pracuje s uživatelským rozhraním – tedy s tím, co člověk vidí na obrazovce. Kliká, vyplňuje pole, přechází mezi obrazovkami nebo stahuje data.

V kontextu automatizace účetních úkonů to může znamenat například:

• stahování bankovních výpisů,
• přenos dat mezi systémy,
• nebo práci s portály, které nemají jiné napojení.

API (Application Programming Interface) naopak umožňuje přímou komunikaci mezi systémy. Data se nepřenášejí přes obrazovku, ale na úrovni datové struktury, podle jasně definovaných pravidel.

V oblasti automatizace finančních procesů se tak typicky řeší:

• přenos objednávek do účetnictví,
• automatické vytváření dokladů,
• nebo propojení účetního systému s dalšími nástroji.

Rozhraní vs. datová struktura

Robotická automatizace vychází z konkrétní podoby systému. Pracuje s tlačítky, poli a pořadím prvků tak, jak jsou zobrazené.

API pracuje s daty bez ohledu na to, jak aplikace vypadá.

To znamená, že:

• robot je závislý na stabilitě uživatelského rozhraní,
• API je závislé na stabilitě datové struktury.

Pokud dojde ke změně rozhraní, robot může vyžadovat úpravu.
Pokud se nezmění struktura dat, API propojení zpravidla funguje beze změn.

Nejde o to, že by jedna technologie byla kvalitnější než druhá. Každá z nich pracuje v jiné vrstvě systému.

Kdy dává smysl robotická automatizace

Robotická automatizace je vhodná zejména v situacích, kdy není možné využít přímé propojení systémů.

Typicky jde o:

• bankovní portály,
• starší účetní software,
• nebo aplikace bez dostupného API.

V rámci automatizace účetních úkonů tak robot často řeší operativní činnosti, které by jinak bylo nutné vykonávat manuálně.

Výhodou je rychlé nasazení, výrazná úspora času, snížení chybovosti u opakujících se úkonů a schopnost pokrýt široké spektrum úloh.

Kdy dává smysl API propojení

API propojení je možné využít pouze mezi systémy, které umožňují komunikaci prostřednictvím API.

Oba systémy musí být schopné data tímto způsobem předávat. Pokud některý z nich API nepodporuje, přímé propojení není technicky možné a je potřeba zvolit jiný přístup – typicky robotickou automatizaci.

V oblasti automatizace finančních procesů je API klíčové tam, kde:

• pracujete s větším objemem dat,
• potřebujete stabilní přenos informací,
• a navazujete na data v reportingu nebo řízení firmy.

Jak se rozdíl projeví v praxi

Rozdíl mezi robotem a API se v praxi projeví především v dlouhodobém fungování automatizace, nikoliv v samotné kvalitě dat.

Robot pracuje s tím, co systém zobrazuje. Pokud se změní prostředí, ve kterém funguje – například struktura stránky nebo pořadí prvků – je potřeba jeho nastavení upravit.

API naproti tomu pracuje s daty podle předem definované struktury. Pokud se tato struktura nemění, přenos dat zůstává stabilní bez ohledu na úpravy v rozhraní.

Robotická automatizace je velmi efektivní pro rychlé nahrazení manuální práce, zatímco API vytváří spolehlivější základ pro dlouhodobou práci s daty v rámci automatizace účetních úkonů a finančních procesů.

Tento rozdíl se dobře ukazuje na konkrétních situacích z praxe, například na práci s bankovními výpisy. Pokud firma nemá k dispozici API napojení, robot se přihlásí do internetového bankovnictví, stáhne výpisy a předá je k dalšímu zpracování. Ve chvíli, kdy banka změní přihlašovací proces nebo rozhraní, je potřeba robota upravit.

Pokud je napojení řešené přes API, data se přenášejí přímo mezi systémy bez ohledu na změny v rozhraní. Dokud se nemění struktura dat, přenos funguje stabilně bez zásahu.

Právě v této fázi se ukáže, že problém není v samotné automatizaci, ale v tom, jak byla navržená.

Proč se tyto přístupy kombinují

V praxi se robotická automatizace a API vzájemně doplňují.

Robot pokrývá situace, kde API není k dispozici nebo by jeho implementace nebyla efektivní. API naopak zajišťuje stabilní propojení systémů tam, kde je to možné.

Kombinace obou přístupů je dnes standardem zejména u firem, které řeší komplexnější automatizaci finančních procesů.

Pohled This One: automatizace jako součást řízení firmy

V This One automatizaci neřešíme jako izolovaný technologický nástroj.

Zaměřujeme se na to, aby automatizace účetních úkonů a finančních procesů odpovídala reálnému fungování firmy a aby data, která z ní vznikají, byla využitelná pro další řízení.

API propojení není pouze o technickém spojení systémů. Klíčové je správně nastavit:

• jak data proudí,
• jak jsou strukturovaná,
• a jaký mají význam v kontextu firmy.

Stejně tak robotická automatizace není jen o „klikání“. Správně navržený robot dokáže pokrýt široké spektrum činností a výrazně snížit objem manuální práce.

Náš digitální tým proto navrhuje řešení jako celek. Kombinujeme oba přístupy tak, aby:

• odpovídaly konkrétní situaci a možnostem klienta,
• minimalizovaly manuální práci,
• a zároveň vytvářely stabilní základ pro práci s daty.

Robot, API nebo jejich kombinace: jak se rozhodnout

Volba mezi robotickou automatizací a API není otázkou jedné správné odpovědi.

Rozhodující je, jaký problém ve firmě řešíte.

Pokud potřebujete rychle zautomatizovat účetní úkony v prostředí bez API, robotická automatizace je vhodné řešení.

Pokud potřebujete stabilní základ pro automatizaci finančních procesů a práci s daty, API propojení je klíčové – pokud vám systém dá tu možnost.

V praxi proto nejčastěji dává smysl kombinace obou přístupů.

Jak navrhnout automatizaci, která bude fungovat dlouhodobě

Rozdíl mezi automatizací, která funguje, a automatizací, která jen „běží“, vzniká především v tom, jak je nastavená.

Často vidíme automatizace, které jsou technicky správně, ale neodpovídají tomu, jak firma skutečně funguje. Data se přenášejí, ale nenavazují na další procesy. Výstupy existují, ale nepoužívají se pro rozhodování.

Proto automatizaci nestavíme na nástrojích, ale na procesech. Vycházíme z toho, jak firma funguje v praxi – napříč účetnictvím, finančními procesy i technologiemi.

Náš digitální tým propojuje technické řešení s porozuměním účetnictví. Neřešíme jen to, jak systémy propojit, ale především proč, jakým způsobem a s jakým dopadem na další práci s daty.

Kombinace robotické automatizace a API u nás není doplněk. Je to standard, který umožňuje nastavit řešení tak, aby dávalo smysl v celém kontextu firmy a fungovalo dlouhodobě.

Řešíte, kde ve vaší firmě dává automatizace skutečný smysl? Projdeme s vámi vaše procesy a ukážeme konkrétní možnosti – kde využít API, kde robot a jak automatizaci nastavit tak, aby podporovala vaše řízení, ne jen provoz.