Digitalizace je téma, o kterém se v účetních kruzích mluví stále častěji. Pokud i vaše firma přechází k digitálnímu účetnictví, je to skvělé. Ale pozor, pokud k digitalizaci nevyužíváte nástroje automatizace a digitální data zpracováváte manuálně, přicházíte o peníze, energii a značnou úsporu, kterou tyto nástroje přináší.
Pokud taková motivace nestačí, nechme mluvit čísla, která hovoří pro implementaci vyčítání. Po pár letech jsme se znovu podívali na úsporu vytěžování vs fyzické doklady. A statistika potvrzuje, že vyčítání oproti ručnímu zadávání fyzických dokladů činí minimálně 50 % úspory, ideálně až 70 %.
Z čeho tato čísla vychází? A jaké další pasivní výhody umělé inteligence při používání bereme v potaz.
Při přijímání elektronických dokladů vám odpadá celá agenda přípravy dokladů ke zpracování:
• tisk a odeslání dokladů (úspora i na straně klienta),
• třídění dokladů,
• tisk/scan,
• nadepsání a podepsání fyzických dokladů,
• následné založení do šanonu (náklady na kancelářské potřeby – papír, sešívačka, šanon i místo pro šanon něco stojí).
Jediné, co zaplatíte navíc při vytěžování dokladů, je jednorázová implementace nástroje, kterým doklady budete vytěžovat. A cenu za vyčtený doklad, která se nyní pohybuje mezi 6–10 Kč/doklad.
Díky eliminaci této agendy dochází k velké úspoře, kterou můžete věnovat úplně jiné agendě, například poradenství, obchodu, marketingu, vzdělávání.
„digitalizace a automatizace účetnictví“
Co patří k největší výhodě vytěžování dokladů:
• Aktuálnost – promptní zaúčtování dokladu bez zbytečného čekání, nehledě na další výdaje spojené s poštovními službami.
• Přesnost – automatická kontrola náležitostí dokladu pomocí umělé inteligence.
• Rychlost – vytěžit a zprocesovat jeden doklad průměrně zabere do 1,5 minuty. Navíc zde není žádná zbytečná manuální archivace fyzických dokladů. Doklady si rychle dohledáte přímo v účetním systému pomocí odkazu, odkudkoliv pomocí vyhledávacího řádku v průzkumníkovi složek.
Zvládnete to za stejný čas také? Výborně! Avšak dokážete za tuto krátkou dobu zkontrolovat:
• jestli bankovní účet, který je uvedený na faktuře sedí na zveřejněný bankovní účet v rejstříku,
• zkontrolovat IČO odběratele (tedy Vás), jestli ho Váš dodavatel uvedl správně, nebo dokonce neuvedl úplně jiné?
V tuhle chvíli už není reálně, aby někdo zvládl tyto kroky uskutečnit do 1,5 minuty, natož aby se tyto kontroly dělaly na každé faktuře, která je zadávána.
A pokud toužíte ještě po větší rychlosti, tak pro vás máme dobrou zprávu, protože Rossum.ai se neustále vyvíjí a zlepšuje své funkce. Dříve po vyčtení dokladu následovala kontrola jednotlivých vyčtených údajů. Dnes už doklady nemusí revidovat validátor, ale vyčtené doklady se dají rovnou poslat do účetního softwaru a vy si můžete nastavit parametry procentuální úspěšnosti, se kterou chcete doklady do účetního softwaru poslat.
Podtrženo sečteno, pokud se rozhodnete přejít na vytěžování, tak můžete po řádné implementaci očekávat:
• minimálně 50 % úsporu času a nákladů,
• eliminaci agendy přípravy dokladů ke zpracovávání,
• archivaci dokladů a následné dohledávání požadovaného dokladu na disku, protože budete mít daný doklad uložený i s odkazem v účetním systému.
Pokud byste potřebovali s přechodem na digitální účetní kancelář pomoci, tak se nám neváhejte ozvat!