Proč se účetní kanceláře stále brání digitalizaci? A co tím ztrácejí

Často se setkávám s kolegy z oboru, kteří stále váhají s digitalizací svých procesů. Přitom technologie, které máme dnes k dispozici, mohou velmi účinně měnit způsob, jakým účetní kanceláře fungují.

Proč tedy tolik z nás stále lpí na starých postupech?

1. Majitelé se topí v operativě a nemají čas na změny

Paradoxně největší brzdu vidím u majitelů samotných účetních kanceláří. Jsou tak zaneprázdněni každodenními úkoly – kontrolou výkazů, komunikací s klienty, řešením urgentních záležitostí – že nemají čas sledovat nové trendy, natož je implementovat. Jsou natolik vtaženi do operativy, že nechtějí zodpovědnost delegovat na kolegy. Výsledek? Točí se v kruhu absolutní nenahraditelnosti, kde digitalizace vypadá jako další zátěž místo osvobození.

2. Strach z neznáma převažuje nad příležitostmi

V This One se řídíme tím, že změna je konstanta, a proto změny přijímáme s otevřenou náručí. Mnoho našich kolegů z oboru má ale opačný přístup – převažují u nich obavy: „Co když to nebude fungovat? Co když ztratíme kontrolu nad daty?“ Zkušenost však ukazuje pravý opak. Naši klienti díky automatizaci získávají přístup k datům v reálném čase a díky tomu se jejich účetnictví mění z povinnosti odevzdat DPH na podklad, který jim dává odpovědi na jejich otázky.

3. Klientská základna jako univerzální záminka

„Naši klienti digitalizaci nepotřebují. Jsou spokojeni s tím, jak to funguje teď. Rádi nás vidí, když nám vezou osobně papírové doklady.“ Tyto věty slyším často. Někteří majitelé kanceláří dokonce argumentují tím, že osobní kontakt při předávání dokladů posiluje vztah s klientem. V praxi jde většinou o zdrženlivost vůči změnám než o skutečný požadavek klientů. Pravda je taková, že klienti oceňují rychlost, přesnost a dostupnost dat. Když vidí, že mohou mít přístup ke svému účetnictví 24/7 místo čekání na měsíční výkazy, jsou nadšeni. Osobní vztah se přitom neztratí – jen se přesune od předávání papírů k diskusím o strategii a plánech.

4. Úzké chápání digitalizace jako pouhé vytěžování faktur

Velká část kolegů vnímá digitalizaci jen jako pořízení aplikace na vytěžování faktur a tím to pro ně končí. Nevidí a zřejmě ani nechápou další příležitosti, které digitalizace a automatizace nabízí. Přitom možnosti jsou obrovské: automatické párování plateb, robotické stahování bankovních výpisů, automatické generování a podání DPH, propojení s e-shopy a CRM systémy, automatické upomínky na nezaplacené faktury, digitální schvalování dokladů, predikce cash flow nebo kompletní automatizované měsíční závěrky. To vše přitom souvisí se zvyšováním přidané hodnoty účetních služeb pro klienty – místo pouhého splnění zákonných povinností nabízíme strategické nástroje pro řízení firmy. Každá z těchto automatizací může ušetřit desítky hodin práce měsíčně.

5. Mylná představa o složitosti a návratnosti investice

Mnoho kolegů si myslí, že digitalizace znamená měsíce komplikovaného přechodu a obrovské investice s nejistým výsledkem. „Proč platit za software, když to zvládnu ručně?“ Ve skutečnosti můžeme základní automatizaci nastavit během několika týdnů a návratnost je okamžitá. Například implementace Capitain nebo Wflow nám trvá maximálně pár dní. A vzhledem k tomu, že ruční zpracování jedné faktury trvá 3-5 minut, s automatizací to zvládneme za 30 sekund. U 1000 faktur měsíčně to znamená obrovskou úsporu práce.

Závěr: Budoucnost patří těm, kdo se nebojí změn

Digitalizace není trendem, ale nutností. Firmy hledají partnery, kteří jim pomohou růst, nejen splnit zákonné povinnosti. V This One jsme se rozhodli jít cestou inovací a nikdy jsme toho nelitovali.

Zajímá vás, jak by mohla vypadat digitalizace vaší kanceláře? Napište nám.