Proč otevíráme našim klientům dveře do účetního systému?

Mnozí kolegové z účetních kanceláří se mě ptají: „Nemáš strach, že když klienty pustíš do systému, přestanou tě potřebovat?“ Opak je pravdou. Po letech zkušeností vidím, že transparentní přístup k datům posiluje důvěru a vytváří prostor pro skutečně hodnotnou spolupráci. Navíc v době, kdy si klienti zvykli na okamžitý přístup k informacím všude jinde, je to prostě nutnost.

1. Klienti se stávají partnery, nejen příjemci služeb

Když má klient přístup ke svým datům, lépe rozumí tomu, co děláme. Místo „černé skříňky“ vidí konkrétní procesy a oceňují naši odbornost. Jeden z našich klientů mi nedávno řekl: „Teprve když jsem viděl, kolik práce je za každým číslem, pochopil jsem hodnotu vašich služeb.“ Další klient si přeje, aby systém byl jeho a my mu dodávali jen odborné služby, kontrolu, odpovědnost, automatizace, daně apod., ale chce mít přístup a přehled o všem a využívá systém i na jiné aktivity než účetní.

2. Dramatické snížení komunikační zátěže

Místo desítek emailů a telefonátů týdně typu „Jaký mám stav v bance?“, „Kdy mi přijde platba od zákazníka XY?“ nebo „Kolik jsme letos utratili za marketing?“ si klient najde odpověď sám během několika sekund. Naše juniorky už konečně nemusí klientům zasílat rok-dva staré doklady, protože si je klienti najdou sami v systému. Vidí aktuální stav banky v účetním systému a díky tomu i aktuální pohledávky a závazky. Mohou si také sami aktivně řešit nejasné platby, což významně urychluje celý proces párování a uzávěrek.

3. Proaktivní přístup k financím místo hašení problémů

Klient s přístupem k reálným datům dokáže okamžitě reagovat na změny v cash flow, problémy s pohledávkami nebo neobvyklé náklady. Například jeden z našich klientů si díky dennímu sledování pohledávek všiml, že jeden z velkých odběratelů přestal platit v termínu. Místo klasického zjištění při měsíční uzávěrce mohl jednat okamžitě a vyhnout se tak problémům s likviditou.

Zároveň se klienti, kteří pravidelně sledují svá čísla, automaticky stávají disciplinovanějšími. Jeden podnikatel mi řekl: „Od té doby, co vidím výsledky každý den, přemýšlím dvakrát nad každým výdajem. Je to jako když si vedete deník jídla při hubnutí.“ Transparentnost tak vytváří zdravé finanční návyky a preventivní myšlení.

4. Konkurenční výhoda, která buduje loajalitu

Zatímco tradiční kanceláře stále posílají výkazy emailem jednou měsíčně, my nabízíme přístup 24/7 s přehlednými dashboardy. To je dnes standard, který klienti očekávají – stejně jako internetové bankovnictví nebo online sledování zásilek. Firmy, které toto nenabízejí, prostě zaostávají.

Paradoxně – čím více klient rozumí účetnictví a vidí naši práci, tím méně chce měnit. Ví, kolik úsilí stojí kvalitní nastavení procesů a nechce začínat znovu. Transparentnost tak nejen přitahuje nové klienty, ale současně buduje důvěru a vytváří long-term partnerství s těmi současnými.

5. Lepší kvalita dat a rychlejší uzávěrky

Když klient vidí svoje účetnictví průběžně, častěji upozorňuje na nesrovnalosti: „Tohle je divné, my jsme přece s tímhle dodavatelem přestali spolupracovat v listopadu.“ Nebo: „Chybí nám tam jedna faktura, včera jsme ji dostali.“ Výsledkem jsou přesnější data a rychlejší měsíční uzávěrky, protože většinu nesrovnalostí vyřešíme průběžně.

6. Bezpečnost není problém, ale výhoda

Moderní cloudové systémy nabízejí lepší zabezpečení než většina firemních serverů. Můžeme nastavit přesná oprávnění – klient vidí jen to, co potřebuje, bez možnosti něco smazat nebo pokazit. Audit trail nám navíc ukáže každou změnu. Navíc při kybernetickém útoku na firmu jsou data v cloudu často jediná záloha, která zůstane nedotčená.

Co říkají skeptici a proč se mýlí:

„Klient si začne účetnictví dělat sám.“ Realita: Když klient vidí složitost účetnictví, obvykle si uvědomí, že je to práce pro odborníky. Jeden klient mi řekl: „Myslel jsem si, že účetnictví je jednoduché. Teď vím, proč vám platím.“

„Budou kritizovat každou chybu.“ Realita: Klienti s přístupem do systému obvykle chápou, že chyby jsou součástí procesu a oceňují rychlé opravy.

Praktické tipy pro implementaci:

• Začněte s pokročilejšími klienty, které technologie neodradí
• Pořádné školení klienta je základ – zaměřte se na funkce, které jsou pro něj nejdůležitější a postupně přidávejte další
• Nastavte role pečlivě – klient nemusí vidět mzdy nebo citlivé náklady
• Pravidelně vyhodnocujte, jak přístup funguje a co lze zlepšit

Závěr: Budoucnost patří transparentním kancelářím

Otevřený přístup k datům není trend, ale nutnost. Firmy, které se bojí ukázat svou práci, budou postupně ztrácet klienty ve prospěch těch, kteří nabízejí transparentnost a moderní přístup. Místo strachu z kontroly využijte příležitost ukázat svou odbornost a vybudovat silnější vztahy.

Uvažujete o tom, jak bezpečně otevřít účetní systém svým klientům? Napište nám a podělíme se o konkrétní postupy a nastavení, která nám fungují už několik let.