Jak jsme přešli na Sharepoint?!
To, že se zaměřujeme na automatizace pořizování dokladů o nás už všichni ví. Po dvou letech nastaveného procesu zpracování dokladů jsme se dostali trochu do slepé uličky. Efektivitu procesu jsme dostali na své maximum a cítili jsme, že se potřebujeme posunout zase dál.
Dosud jsme měli outsourcovaný server, na který jsme ukládali všechna naše data. Fakticky to vypadlo jako složka v počítači, ke které jsme se připojovali přes VPN. Tím, jak se náš tým postupně rozrůstal, se začala navyšovat potřeba pracovat v souborech zároveň, což na původním řešení nebylo možné.
„Eliminace interní komunikace v mailu byla jednou z motivací pro přechod na Sharepoint“
Se Sharepoint jsme měli pouze drobnou zkušenost, protože jej někteří klienti využívali. Nedokázali jsme si představit, jak by mohl fungovat, co vše umí – a tak jsme se spojili s Ondrou Smrčkem, odborným konzultantem, který má s produkty Microsoft obrovské zkušenosti a se vším nám pomohl.
Největšími přínosy byl úklid dat, který byl zapotřebí a stále na něm pracujeme, protože je velmi důležitý pro další automatizace. Další je souběžná práce v dokumentech – dosud některé programy nahrazujeme excelem, ve kterém potřebujeme pracovat ve více lidech zároveň a to jsme na dřívějším řešení nebyli schopni zajistit. V neposlední řadě to jsou automatizace, které nabízí přímo Microstoft – nastavování různých worfklow nad dokumenty, jejich archivaci, automatické přeukládání, zasílání notifikaci, snadné nastavování přístupových práv a sdílení mimo firmu.
Přechod na Sharepoint byl velmi rychlý – během víkendu jsme přesunuli všechna data a od pondělí jsme jeli na novém řešení. Jsme teprve na začátku, ale už od prvního dne nám řešení přineslo větší komfort při práci s daty, úsporu času a eliminaci e-mailové komunikace.
