Když jsme do This One přijímali nového klienta, který přinesl hromadu papírů v krabici od bot vč. bankovních výpisů za rok dozadu, říkala jsem si, že to bude pořádná výzva a příležitost, kde uplatnit naše skills v oblasti digitalizace. Protože kdybychom tyto doklady zadávali ručně, možná by cena za vedení účetnictví byla dražší než přínos ze zaúčtovaných nákladů.
Po přebrání celé krabice jsem zjistila, že 50 % účtenek nepotřebujeme, protože to jsou soukromé výdaje jednatelů. Dalších 10 % dokladů jsem nechala zadat juniora, jednalo se zpravidla o přijaté faktury. A u zbylých 40 % dokladů jsem si počkala, jak dopadnou výsledky, protože se jednalo o drobné částky na hodně účtenkách.
Super, krabice od bot probraná, ale jednalo se zpravidla o přijaté doklady a kde jsou tržby? Dostali jsme excel. Radost a jiskry v očích z elektronického podkladu. Juchů. Ale, bohužel žádný kontrolní součet nesedí…
„Od papíru k digitalizaci“
Nevadí, musí se nastavit kontrolní součty v excelu a naučit kontroly klienta. Podklad pro zaúčtování může být jedině až po odsouhlasení s klientem. Nebudeme účtovat o tržbách v detailu a nebudeme párovat platby na jednotlivé tržby, to by totiž cena za vedení účetnictví byla trojnásobná. Navíc tento detail už jednou klient prošel a zaevidoval a je škoda dělat jakoukoliv práci duplicitně. Účtujeme tedy s lehkostí na úrovni agregovaných čísel, detail je vždy dostupný u klienta na sdíleném uložišti a cena za vedení účetnictví je k plné spokojenosti všech.
Velkou výhodou sdíleného úložiště je aktuálnost upravovaných souborů, takže není nutné po každé provedené změně zasílat nové verze mailem protistraně, anebo rovnou možnost pracovat během schůzky v jednom souboru zároveň, aniž bychom se narušovali bez možnosti uložení provedených změn. Zde bylo ale důležité si vydefinovat pevné termíny s klientem, kdy je excel odkontrolován a připraven k zaúčtování.
Když se vrátím na začátek příběhu k těm papírovým účtenkám, tak jsme zjistili, že je vůbec nepotřebujeme, za prvé jsou nemateriální v celkových výsledcích a za druhé by pracnost s jejich přepisováním opět navýšila cenu za vedení účetnictví. Klient tedy ani do budoucna nebude muset účtenky nosit, ani skenovat. Tuto změnu klient vřele uvítal, jelikož i jemu přináší mnohem větší flexibilitu. Eliminace papíru byla splněna, YES.
Při představení našich postupů klientovi přišel úsměv. On je spokojený a velmi se mu líbí proklik na sdílený excel s agregovanými čísly za jednotlivé měsíce na našem Sharepointu. Tohle byl moment, kdy jsem si uvědomila, že jsme klientovi, který měl úplně jinou představu o vedení účetnictví, ukázali novou cestu digitalizace a jemu se líbí.