Marcela Lonková: Dnes bych s vámi ráda sdílela příběh naší vlastní transformace. Víte, často píšu o tom, jak pomáháme klientům digitalizovat jejich účetnictví a procesy. Ale tentokrát vám ukážu, jak to vypadá, když sami procházíme velkou změnou. Před několika měsíci jsme v This One nasadili Odoo – a je to jeden z těch kroků, u kterých si říkám: „Proč jsme to neudělali dřív?“ Pokud vaše firma roste a začínáte narážet na limity oddělených systémů, pak je tento příběh přesně pro vás.

Když dobré nástroje přestávají stačit

Začnu tím, že jsme nikdy nebyli firma, která by se bála technologií. Právě naopak. Od začátku jsme vsázeli na cloudové systémy, automatizaci, digitalizaci… Měli jsme kvalitní účetní software, moderní aplikace, nástroj na výkazy práce. Každý z těch systémů byl dobrý. A po pár let nám to fungovalo skvěle. Pak přišel růst. Víc klientů, větší tým, složitější zakázky. A najednou jsme začali narážet na něco, co jsme dřív neřešili: propojení.

Pamatuju si moment, když jsme seděli na poradě vedení a řešili jednoduchou otázku: „Jak si vedou naše zakázky?“ Jednoduchá otázka. Složitá odpověď. „No, data z výkazů práce máme tady, fakturace běží tady, náklady na projekty jsou támhle…“ Tři systémy. Tři excely. Půl dne práce. A výsledek? Data až zpětně. To byl moment, kdy jsem si uvědomila: nemáme problém s tím, že by nám něco nefungovalo. Máme problém s tím, že všechno funguje… zvlášť.

Signály, že je čas na změnu

Možná vás to teď napadne: „No jo, ale přece si nevyměníme systémy jen proto, že je máme v různých aplikacích…“ Máte pravdu. Kdyby to bylo jen o tom. Ale pak jsme si začali všímat věcí, které se nedaly ignorovat:

Měsíční fakturace

Každý měsíc nastával „fakturační maraton“. Účetní věděly, že přichází tři dny, kdy vlastně nedělají nic jiného. Šablony jsme měli, proces byl nastavený, ale přesto – individuální úpravy pro každého klienta, ruční kontroly, přepínání mezi systémy. Nebylo to o tom, že by to nefungovalo. Fungovalo to. Jen to zabralo zbytečné množství času.

Otázky, na které jsme chtěli okamžitou odpověď:

• „Kolik hodin ještě máme na tohohle klienta?“
• „Co všechno má být součástí té služby?“
• „Jsem v časovém limitu?“

Naše účetní jsou samostatné, zkušené profesionálky. Neměly by potřebovat doptávat se na něco takového. Problém nebyl v nich – problém byl v tom, že data byla rozházená po různých místech a nikdo neměl kompletní obrázek.

Rozhodnutí, která čekala

Když vedení potřebovalo rozhodnout o nějaké změně – třeba jestli přijmout nového člověka do týmu nebo jestli můžeme rozšířit služby pro klienta – potřebovali jsme data. Jenže ta data byla ve třech systémech. Než jsme je dali dohromady, situace se už změnila.

A pak přišla ta největší věc: uvědomili jsme si, že trávíme víc času přenášením dat mezi systémy než jejich využíváním.

Hledání řešení: Co vlastně chceme?

Když jsme se rozhodli, že chceme změnu, věděli jsme přesně, co nechceme:

• Nechceme roky trvající implementaci
• Nechceme milionové investice do velkého ERP
•  Nechceme systém, ve kterém musíme každou změnu řešit s vývojáři
• Nechceme ztratit to dobré, co už máme

A co jsme chtěli?

• Jeden systém, kde se data propojí sama
• Flexibilitu – začít s tím, co nejvíc potřebujeme
• Možnost růst postupně, jak firma roste
• Nástroj, který můžeme upravovat sami
• Řešení, které si můžeme nejdřív vyzkoušet na sobě

A pak jsme narazili na Odoo a Systee / Odoo Gold partner .

Proč Odoo: Zlatá střední cesta

Odoo pro nás bylo přesně to, co jsme hledali. Nebyl to megalomanský ERP systém jako SAP, který byste implementovali dva roky a stál miliony. Ale nebyl to ani další „dílčí nástroj“, který by přidal další vrstvu do našeho IT.

Odoo je modulární. To znamenalo, že jsme nemuseli nasadit všechno najednou. Začali jsme s tím, co nás bolelo nejvíc – výkazy práce a fakturace. Až když to běželo, přidali jsme účetnictví. Pak helpdesk. Pak HR. Postupně.

Odoo je přizpůsobitelné. Běžné změny zvládáme sami. Složitější věci řešíme s lokálním partnerem, který nám pomůže, ale nezabere nám měsíce.

Odoo je evropské.Vzniklo v Belgii, dnes ho používá přes 13 milionů uživatelů po celém světě. Není to žádný experiment, je to ověřený systém.

První změny: Když vidíte výsledky rychle

Vzpomínám si, jak jsme spustili první modul – výkazy práce. Týmu jsme říkali: „Vyzkoušejte to pár týdnů.“ Po týdnu přišla první zpětná vazba: „To je mnohem lepší.“ Po měsíci: „Už nechci zpátky.“ Po třech měsících jsme měli poprvé data, kterým jsme mohli stoprocentně věřit.

Pak přišla fakturace. A tady se stala věc, která nás všechny šokovala: Ze tří dnů na 20 minut.

Poprvé jsme tomu skoro nevěřili. Jak je možné, že něco, co nám každý měsíc zabralo půl týdne práce, teď stihneme za pár desítek minut?

Odpověď byla jednoduchá: protože všechno je na jednom místě. Šablony si pamatují individuální nastavení každého klienta. Data z výkazů práce se automaticky tahají do faktur. Účetní nepřepisuje, neexportuje, neskládá. Jen zkontroluje a pošle. To je ta síla propojeného systému.

Co Odoo změnilo v běžném dni

Dnes, když se podívám na to, jak pracuje náš tým, vidím změny, které nejsou jen o číslech:

• Ráno v kanceláři: Místo aby účetní kontrolovala tři různé systémy, otevře Odoo a má všechno. Vidí výkazy práce svých kolegů, faktury k vystavení, nezaplacené pohledávky, připomínky od klientů. Všechno na jednom dashboardu.
• Když vedení potřebuje rozhodnout: „Můžeme si dovolit přijmout nového člověka?“ Dřív: Půl dne shánění dat, excely, kalkulačky. Dnes: Pár kliknutí v Odoo a máme přehled o vytížení týmu, rentabilitě zakázek, projekci do budoucna. Rozhodujeme na základě aktuálních dat, ne měsíc starých čísel.
• Když klient zavolá s dotazem: Můžete mi poslat přehled chybějících dokladů k bankovním platbám?“ Dřív: „Jistě, nachystám to a pošlu vám to odpoledne.“ Dnes: Během hovoru vidíme kompletní historii, vyexportujeme report, posíláme. Za dvě minuty.

Víc než jen nástroj: Změna způsobu práce

Nejdůležitější změna není v technologii. Je v lidech.

Náš tým je dnes samostatnější. Protože každý má přístup k informacím, které potřebuje. Nemusí čekat, ptát se, tipovat. Vidí to přímo v systému. Jsme rychlejší. Protože netrávíme čas přenášením dat mezi systémy. A jsme klidnější. Protože víme, že máme pod kontrolou aktuální čísla, ne historii.

Co nás čeká dál?

Náš příběh s Odoo nekončí. Systém roste s námi. V plánu máme automatické schvalování, chytřejší upomínky, propojení s CRM, pokročilejší reporty.

Ale nejdůležitější je něco jiného: Teď, když jsme si Odoo prošli sami, můžeme ho implementovat našim klientům s čistým svědomím.

Víme, co funguje. Víme, kde jsou úskalí. Víme, jak to nastavit, aby to dávalo smysl pro konkrétní firmu. Neprodáváme teorii – sdílíme zkušenost.

Chcete vědět víc o naší cestě s Odoo?

📊 Celá case study s čísly a detaily – kompletní prezentace naší implementace.

🎧 Poslechněte si na Spotify – nebo si celou case study můžete pohodlně poslechnout v autě, při běhání nebo kdykoli, kdy je čtení nepraktické.

🎥 Video na YouTube – nebo můžete zvolit video a poslechnout si case study na YT.

A pokud vás napadá: „To je přesně to, co potřebujeme“ – napište nám! Rádi si s vámi popovídáme o tom, jak by Odoo mohlo fungovat právě ve vaší firmě. A protože to máme nasazené u sebe, můžeme vám ukázat, jak to vypadá v praxi.