Jak na změnu účetního systému: Proč je konec roku ideálním obdobím a jak na hladký přechod

Konec roku je ideálním obdobím pro změnu účetního systému. Právě v tomto čase firmy bilancují a připravují se na nové účetní období. Je to přirozený mezník, který umožňuje hladce uzavřít starý účetní rok a začít nový s modernějším, efektivnějším systémem. A protože se jedná o téma, které je pro mnoho firem aktuální, rozhodla jsem se podělit o několik tipů, jak se na změnu účetního systému připravit a co během přechodu zvážit, aby vše proběhlo hladce a bez zbytečných komplikací.

1. Proč je konec roku ideální pro změnu systému?

Konec roku přináší přirozenou hranici mezi starým a novým obdobím, což zjednodušuje převedení účetnictví na nový systém. Tento krok usnadňuje přehledné uzavření starého účetního roku a zahájení nového na moderní platformě. Od 1. ledna tak můžete účtovat v novém systému a těžit z jeho pokročilých funkcí.

Tip: Nemějte obavy, že přechod bude zdlouhavý. Nastavení čistě účetnictví se dá zvládnout během několika dní, maximálně týdnů. Tímto postupem minimalizujete časovou náročnost i riziko komplikací.

2. Jak připravit data a co vše je nutné přenést?

Jedním z klíčových kroků při přechodu je rychlý a přesný přenos pohledávek a závazků. Je důležité správně nastavit tyto položky, aby bankovní transakce ihned od 1. ledna odpovídaly novým dokladům a byly správně spárované.

Tip: Prvotní doklady od ledna budete pořizovat už v novém systému. Ve starém systému v klidu dokončíte účetní závěrku minulého roku. Tento proces probíhá typicky během prvního kvartálu nového roku, což umožňuje plynulé dokončení účetnictví za předchozí rok ve starém systému a současné zahájení práce v novém.

3. Přenos historických dat – výhoda pro reporting a analýzu

Moderní účetní systémy vám často umožní přenést i historická data z minulých let. Pokud je pro vaši firmu důležité sledovat dlouhodobé trendy a analyzovat například náklady či výnosy, doporučujeme přenést i tato data např. včetně středisek a zakázek. Budete tak moci snadno reportovat a analyzovat všechny údaje od začátku roku a lépe predikovat budoucí vývoj.

Tip: Historická data, jako jsou náklady a výnosy, lze jednoduše přenést pomocí importu tabulek ve formátu XLS do nového účetního systému a můžete bez obav nový rok s rokem starým porovnávat v rámci nově nastaveného reportingu.

4. Možnost automatizace: Proč zvolit moderní účetní systém?

Moderní systémy nabízejí široké možnosti automatizace. Díky API rozhraní je lze propojit s dalšími aplikacemi, jako jsou nástroje pro reporting, schvalování dokladů či nástroje na automatické načítání a účtování faktur. To usnadňuje práci nejen účetním, ale celému finančnímu týmu.

Tip: Moderní aplikace, které eliminují ruční práci, vám ušetří čas, který by účetní oddělení jinak trávilo rutinními úkony. Tento čas mohou vaši zaměstnanci nyní věnovat strategickým činnostem, které firmě přinášejí přidanou hodnotu.

5. Přímé napojení na banky – rychlejší zpracování plateb

Moderní účetní systémy často umožňují přímé napojení na banky. Díky tomu není nutné ručně zadávat bankovní transakce, protože systém je automaticky spáruje s odpovídajícími doklady. Tento krok výrazně zrychluje procesy a eliminuje chyby způsobené ručním zpracováním.

Tip: Díky přímému napojení na banky mají majitelé a manažeři online přehled o aktuálním stavu pohledávek a závazků, což usnadňuje řízení cashflow. Ze systému lze rovněž zasílat upomínky a mít pod kontrolou aktuální finanční situaci firmy.

6. Jak nový systém vypadá? Online přístup, mobilní aplikace a moderní uživatelské prostředí

Moderní účetní systémy jsou plně online a často mají i mobilní aplikace, které umožňují přístup k datům odkudkoliv. Přehledné uživatelské prostředí usnadňuje práci i těm, kteří nemají zkušenost s účetními programy. Při přechodu na nový systém tak máte možnost dostat své finance skutečně do 21. století, což posiluje flexibilitu a dostupnost dat pro manažery i zaměstnance.

Tip: Můžete si sami nastavit vlastní dashboardy, kde budete mít rychlý přehled o klíčových datech, jako jsou stav bank nebo pokladen, stav pohledávek a závazků, cashflow, hospodaření firmy, graf pro analýzu vybraných nákladů nebo výnosů – lze se dívat ba grafy i tabulky dohromady.