Jak jsme ušetřili desítky hodin měsíčně: Automatizace správy faktur v praxi
V mnoha firmách se stále řeší stejná otázka: Kde získat čas, aniž by to znamenalo nábor dalšího člověka? Jedna z odpovědí leží právě v automatizaci.
U našeho klienta jsme zautomatizovali proces správy vystavených faktur. Z původních 3 až 8 hodin týdně jsme se díky robotickému řešení dostali na pouhých 30 minut. Vedle úspory času ale přinesla změna i vyšší kvalitu zpracování, snížení chybovosti a lepší přehled o financích.
Co jsme řešili
Původně probíhal celý proces ručně – od stahování dat z firemního systému, přes jejich ruční třídění v Excelu, až po import do účetnictví a odesílání faktur zákazníkům. Každý krok znamenal riziko chyb a zbytečné zdržení, což se promítalo do cash flow i provozního stresu.
Jak dnes funguje automatizace
Proces jsme převedli na sadu robotických úkonů, které běží samostatně a pravidelně. Vypadá to jednoduše, ale pokrývá celou agendu od podkladů po odeslání:
- Získání podkladů Robot sám vyhledá nové soubory v podnikovém systému klienta a stáhne si je k dalšímu zpracování.
- Příprava souborů Podklady roztřídí podle typu – faktury, datové soubory – a připraví pro další kroky.
- Přiřazení ke správným odběratelům Na základě nastavených pravidel robot určí, komu faktury patří, a připraví je k odeslání.
- Převod do struktury účetního systému Data převede do požadovaného formátu pro import a zaúčtování.
- Import do účetnictví Údaje se automaticky nahrají do systému včetně kontroly správnosti.
- Kategorizace dokladů Podle typu služby, sazby DPH nebo dalších kritérií se faktury zařadí do správné účetní skupiny.
- Odeslání faktur Hotové faktury odcházejí přímo odběratelům i klientovi, bez nutnosti ručního zásahu.
Co klient získal
Díky zavedené automatizaci se účetní tým může věnovat podstatnějším úkolům. Běžná týdenní agenda, která dříve trvala minimálně půlden, je dnes hotová do půl hodiny. Přínosy pro firmu jsou ale ještě širší:
- Úspora času – méně ruční práce, méně chyb, rychlejší odbavení
- Vyšší přesnost – faktury jsou zpracované jednotně a konzistentně
- Lepší přehled o penězích – data jsou k dispozici včas a ve správné podobě
Jak to může fungovat i u vás?
Pokud máte ve firmě podobně časově náročný proces kolem faktur nebo účetních podkladů, automatizace může být první krok k efektivitě. Nevíte, kde začít? Stačí nám ukázat, jak dnes postupujete – my navrhneme, co může dělat robot. A vy se můžete soustředit na to, co firmu opravdu posouvá.
Nezávazná poptávka služeb
