Jak automatizovat práci s DIS+ 
a mít přehled o daňové agendě bez zbytečné operativy 

Rutina, která stojí víc, než se zdá

Práce s portálem DIS+ je dnes pro většinu firem běžnou součástí fungování. DIS+ (Daňová informační schránka plus) je online rozhraní finanční správy, přes které firmy řeší komunikaci s úřady, podání, kontrolu daňového účtu i práci s dokumenty.

Na první pohled to působí jednoduše. Přihlásíte se, zkontrolujete informace, stáhnete podklady a posunete je dál. Jenže tenhle proces se neopakuje jednou za čas. Probíhá průběžně, napříč agendou a často i u více subjektů najednou.

Z činnosti, která zabere pár minut, se tak postupně stává agenda, která ve výsledku ukrajuje desítky hodin měsíčně.

A právě tady začíná problém.

Kde firmy ztrácí čas

Většina firem nevnímá práci s DIS+ jako samostatnou agendu. Je to „něco, co se průběžně dělá“. Kontrola daňových povinností, stahování dokumentů, předávání podkladů účetní nebo internímu týmu.

Jednotlivě jde o drobnosti. Dohromady ale vytváří proces, který běží neustále na pozadí a ukrajuje čas i pozornost.

Postupně se přidávají otázky. Kdo má přehled? Jsou data aktuální? Neuniklo nám něco? Máme jistotu, že jsme zachytili všechny dokumenty?

Tohle už není jen operativa. To je ztráta kontroly nad informacemi, které mají přímý dopad na fungování firmy. A co nemáte pod kontrolou, nemůžete dobře řídit.

Samotný nástroj přitom problém není. Má práci s daňovou agendou, dokumenty a komunikací se státem zjednodušit.

Problém vzniká ve chvíli, kdy je celý proces postavený na manuální práci. Přihlašování, kontrola, stahování, ukládání, předávání.

Takový proces je vždy závislý na konkrétním člověku, náchylný k chybám a časově náročný. A čím víc roste firma nebo agenda, tím víc se tento problém prohlubuje.

Jak funguje automatizace v praxi

V This One se na účetnictví nedíváme jen jako na zpracování dat, ale na to, jak s nimi firmy pracují v každodenní praxi.

Proto jsme práci s DIS+ automatizovali ve spolupráci s Robotizuj To!. Nejde o to zrychlit jednotlivé kroky, ale odstranit potřebu manuální práce tam, kde nedává smysl. Podrobněji se tomu, proč automatizace finančních procesů někdy nefunguje a co jí musí předcházet, věnujeme v tomto článku.

Robot zvládá celý proces samostatně. Automaticky se přihlásí, získá přístup k potřebným datům, stáhne podklady a následně je uloží a předá odpovědným osobám.

Celý proces má jasnou logiku:

• automatické přihlášení a přístup k datům
• hromadné stažení podkladů bez nutnosti lidského zásahu
• automatické uložení dokumentů
• distribuce odpovědným osobám

Vše běží na pozadí, pravidelně a bez výpadků. Proces je plně automatizovaný, bez nutnosti lidského zásahu, a funguje nepřetržitě bez ohledu na pracovní dobu.

Podklady se ukládají přesně tam, kde je firma potřebuje. Může jít o lokální disk (bezpečné uložení na firemním serveru) nebo cloudová úložiště jako Google Drive, OneDrive či Dropbox, která umožňují okamžitý přístup a napojení na další systémy.

Co to znamená pro firmu

Automatizace má přímý dopad na to, jak firma funguje každý den.

Proces běží nepřetržitě (24/7), bez ohledu na pracovní dobu. Zvládá pracovat s více přístupy současně, což je zásadní zejména ve chvíli, kdy firma roste nebo spravuje více subjektů.

Součástí řešení je i průběžná kontrola – například monitoring nedoplatků. Systém dokáže automaticky ověřovat zůstatky a v případě potřeby okamžitě upozornit odpovědné osoby v případě zjištění nedoplatků u klientů.

Výsledkem není jen úspora času, ale změna v tom, jak tým pracuje.

V praxi to znamená:

• úsporu desítek hodin měsíčně
• nepřetržitý provoz bez závislosti na lidech
• minimální chybovost díky eliminaci manuální práce
• jistotu, že žádný dokument ani informace nezapadne
• aktuální přehled o agendě i komunikaci

Proč na tom záleží víc, než se zdá

Firmy často řeší efektivitu až ve chvíli, kdy nestíhají. Přitom právě podobné „malé“ procesy mají velký dopad.

Každá opakující se manuální činnost vytváří dlouhodobý náklad. Nejen finanční, ale i kapacitní. A zároveň zvyšuje riziko, že důležitá informace přijde pozdě nebo zapadne.

Digitalizace a automatizace dnes zásadně mění způsob, jak firmy pracují s účetnictvím a daty. Ve chvíli, kdy se tyto procesy nastaví správně, se mění způsob práce. Ne tím, že by se pracovalo méně, ale tím, že se pracuje jinak – s větším přehledem a menší zátěží.

Automatizace jako základ fungování

DIS+ má firmám práci zjednodušovat. Pokud ale zůstává u ručního zpracování, často dělá pravý opak.

Automatizace tenhle rozpor odstraňuje. Bere rutinu a nechává prostor pro práci, která má skutečný dopad.

V This One pracujeme s roboty a technologiemi v rámci automatizace účetnictví, které odstraňují opakující se činnosti napříč celou agendou. Díky tomu mají naši klienti jistotu, že jejich data jsou zpracovaná včas, správně a bez zbytečné operativy.

Chcete mít v účetnictví pořádek a prostor pro důležitější věci?

Ozvěte se nám. Podíváme se na vaše procesy a ukážeme vám konkrétně, kde dává automatizace smysl a co vám může reálně ušetřit.