Na začátku nastavení našeho řešení This App chceme nejdřív klienta poznat. Čím se zabývá, v jakém prostředí pracuje, jaký má tým. Nastavení vyčítání dokladů je totiž pouze jedním z kroků digitalizace a automatizace účetnictví. A na to se snažíme své klienty připravovat a upozorňovat. Pokud totiž budete posuzovat efektivitu našeho řešení, nemůžete se dívat jen na to, za jak dlouho jednotlivé doklady vyčtete a porovnávat to se zaběhlým ručním zadáváním, ve kterém váš tým má dlouholetou praxi. Musíte porovnávat celý proces, který se vám snažíme nabídnout a usnadnit. Proto musíme začít od začátku.
„Digitalizace s This App krok po kroku“
1. krok – doklady
Jak dostáváte doklady od klientů/dodavatelů? Nosí Vám je v krabici, obálce? Posílají Vám je jednou měsíčně naskenované? Zde je první kámen úrazu. Pokud Vám je klient donese v papírové podobě, tak vše musíte projít, srovnat si na „hromádky“ a začít účtovat. Pokud klient například používá nějaké externí uložiště, tak máte domluvené, že mu ještě doklady naskenujete a uložíte na domluvené místo. Stop, tady se dostáváme k první a základní neefektivitě procesů. Zeptejte se sami sebe – jakým způsobem ty doklady vznikly? No přece v účetním systému. A každý účetní systém v dnešní době přece umí generovat PDF dokumenty. Takže klient tyto doklady s největší pravděpodobností obdržel v elektronické podobě, vytisknul je a přinesl Vám je. A to je špatně. Zde musíte svého klienta zastavit a říct mu, že doklady vytištěné a v krabici už nechcete. Domluvte se s klientem, že vytvoří fakturační email, který sdělí svým dodavatelům. Rázem budete mít faktury elektronicky a ihned při jejich odeslání dodavatelem. Máte tři mouchy jednou ránou:
- Nemáte stohy faktur
- Klient se o faktury již nemusí starat
- Doklady máte ihned a nemusíte na ně čekat celý měsíc
2. krok – připravit svůj tým
Jedna věc je připravit na změny svoje klienty a druhá věc připravit svůj tým. Na začátku je vždycky odpor. Proč by přece někdo měnil své zajeté rutiny, které fungují? Proto je nejdříve potřeba správně a srozumitelně odkomunikovat nadcházející změny. Členové týmu by měli před sebou vidět cestu ulehčení práce a možnost se učit novým zajímavějším věcem, než je účtování dokladů. Pokud se Vám nepovedou výše zmíněné kroky, bude pro Vás digitalizace velice obtížná a je potřeba se rozmyslet, zda jste jako společnost na celý proces připraveni.
3. Krok – doklady neboucháme, ale vyčítáme
Zvládli jste první kroky? Tak super, můžeme se vrhnout na nastavení vyčítání dokladů. Abychom nemuseli psát slohy o tom, jak celý proces funguje, natočili jsme pro Vás video „This App videonávod“, které naleznete na našem webu https://menimesvetucetnictvi.cz/produkt/this-app-videonavod/
Co všechno Vám naše řešení This App přinese?
- Ušetření času na zadávání dokladů
- Komplexní správa dokumentů
- Otevření nových možností na trhu
Pokud jste zvládli všechny tři zmíněné kroky, jste na dobré a správné cestě k digitalizování a automatizování účetnictví. Nejste ale ani z daleka u konce. Tato cesta totiž nemá konec a je na Vás kam až půjdete. Už ale na základě tohoto si otevřete nové obzory. Můžete začít nastavovat nové procesy, nabízet nové služby klientům, učit se novým věcem. Příkladem z praxe můžou být nové procesy jako: příprava příkazů pro klienty, nastavení workflow dokladů v Premieru, reportování výsledků a mnoho dalších úžasných věcí, které my, jako účetní, můžeme klientovi nabídnout. Důležité je nebát se udělat tento krok a vydat se na novou cestu.
Pokud Vás tento článek zaujal, neváhejte se na nás obrátit. Domluvíme si schůzku, vše vám ukážeme a o všem si popovídáme. Velice rádi Vám budeme dělat parťáka na Vaší cestě za digitalizací a automatizací účetnictví. Nejsme totiž obchodníci, jsme účetní jako vy. Jsme vizionáři a snílci a neradi děláme věci neefektivně.
Pojďte s námi měnit svět účetnictví!